Intern controleplan

Op basis van artikel 25 van de financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. De organisatie van het stelsel van interne controlemaatregelen is er dan ook niet alleen voor de accountantscontrole, maar is met name bestemd om de rechtmatigheid in de organisatie te borgen.

In 2015 is op basis van een nieuwe aanbesteding BDO als accountant aangesteld voor de jaren 2015-2017. De opdracht is in 2018 en 2019 voor 1 jaar verlengd. Het Interne Controleplan 2016 (ICP) dat door het college is vastgesteld, vormt de basis voor de interne controle in het kader van de rechtmatigheid.

Op basis van het ICP wordt op twee momenten per jaar gerapporteerd richting het college. In september wordt gerapporteerd middels een voortgangsrapportage over het eerste half jaar. In maart wordt het jaarverslag over het afgelopen jaar aangeboden aan het college. Hierbij worden ook de mogelijke actiepunten/speerpunten naar aanleiding van de interim-controle opgenomen. weergegeven. Ook worden de prioriteiten/speerpunten voor de interne controle uit het accountantsverslag voor het komende jaar vermeld.

Bij het opstellen van het intern controleplan heeft ook afstemming plaatsgevonden met de accountant BDO. Hierbij zijn per controle afspraken gemaakt op welke wijze de controle wordt uitgevoerd en met name hoe de steekproef wordt bepaald. In zijn algemeenheid geldt dat de accountant eerder in het controleproces wordt betrokken, bijvoorbeeld door de accountant de steekproef te laten trekken.

Binnen het sociaal domein (jeugd en WMO) wordt 3 keer per jaar een verbijzonderde interne controle uitgevoerd binnen het sociaal domein voor de onderdelen Jeugd, WMO en Hulp bij financiële zorgen. . Deze controle wordt ook in overleg met BDO uitgevoerd. De bevindingen worden in de totale IC rapportage meegenomen. Ook in het proces zelf vinden interne controles plaats door de kwaliteitsmedewerkers.

Door de accountant is in de managementletter 2019 geadviseerd om de interne controle beter vast te leggen, zodat achteraf de zogenaamde audittrail ook beter zichtbaar is. Hiervoor zal in 2020 gebruik worden gemaakt van een softwareapplicatie om de interne controle beter te kunnen uitvoeren en borgen in de organisatie. Hierbij worden zowel de beheermaatregelen in het proces als de controle achteraf door de verbijzonderde IC meegenomen. Ook voor de interne controle binnen het sociaal domein zal deze softwareapplicatie worden gebruikt.