Wat hebben we bereikt en wat hebben we ervoor gedaan?

Doelstelling	Activiteiten 2019	Wat is er bereikt in 2019?
Inwoners zijn tevreden met onze dienstverlening en dit kunnen wij meten	Uitbreiding meting klanttevredenheid met het kanaal telefonie.	Efficiënte meting van klanttevredenheid via het kanaal telefonie is sterk afhankelijk van de technische mogelijkheden van de telefooncentrale. Meting met de huidige verouderde centrale vergt veel tijdrovend handwerk. Daarom is besloten om in 2019 geen meting via het kanaal telefonie uit te voeren. De mogelijkheden worden opnieuw bekeken nadat de nieuwe centrale is geïmplementeerd. In 2019 is de eerste Burgerpeiling uitgevoerd. Dienstverlening maakt daar een belangrijk onderdeel van uit. De uitkomsten van de burgerpeiling geven een 0-meting. In 2021 wordt de burgerpeiling herhaald.
Verkenning wat daarvoor nodig is
Realiseren technische randvoorwaarden
Keuze en implementatie meetinstrument
In gebruik stellen meetinstrument
Onze houding is vriendelijk en gastvrij. Dit is merkbaar in elk contact met inwoners en ondernemers	Ambassadeurs Klare Taal. Als alle medewerkers van de gemeente de training Klare Taal hebben gevolgd, worden in 2019 ambassadeurs Klare Taal aangesteld in alle teams. Zij fungeren als schrijfcoach. Medewerkers kunnen bij hem terecht met vragen en advies. De communicatieadviseurs blijven ook altijd beschikbaar voor advies over Klare Taal.	Wegens andere prioriteiten hebben nog niet alle afdelingen de training Klare Taal kunnen volgen. Planning is dat alle teams eind Q2 2020 de training hebben gevolgd.
Het werken op afspraak is ingevoerd waarbij voldoende ruimte is om op korte termijn (of direct) een afspraak in te plannen. Hierbij is continue aandacht voor het doorontwikkeling van onze dienstverlening.	Voor het aanvragen van paspoorten e.d. wordt op afspraak gewerkt. Dit heeft onder andere als voordeel dat de wachttijd voor onze inwoners sterk beperkt wordt. Daarnaast hebben wij intern de afspraak gemaakt dat inwoners, die zonder afspraak op het gemeentehuis komen, toch (zo snel mogelijk) worden geholpen. Dit laatste wordt niet actief gecommuniceerd omdat dit een negatief effect heeft op het werken op afspraak.
Uitvoeren en evaluatie pilot “thuisbezorging reisdocumenten en rijbewijzen”.	De gemeente Halderberge heeft in 2019 een pilot uitgevoerd met het bezorgen van reisdocumenten. De evaluatie is positief. Deze dienstverlening wordt daarom voortgezet. Het college heeft besloten om het bezorgen van reisdocumenten definitief op te nemen in het dienstenaanbod van gemeente Halderberge.
Voortzetten en verder ontwikkelen van overheids- en burgerparticipatie	Evaluatie Digipanel. Begin 2019 wordt de inzet van het digitaal burgerpanel geëvalueerd. Dan zijn er ongeveer 5 vragenlijsten in het panel uitgezet en kan er een duidelijk beeld worden gegeven van de ervaringen.	In 2019 is het digipanel geëvalueerd. Enkele uitkomsten van de evaluatie zijn dat in alle gevallen de uitkomsten van het bevragen van het digipanel zijn meegenomen in beleidsnotities die later zijn verschenen. Verder is gebleken dat het een goed aanvullend instrument voor burgerparticipatie is naast andere instrumenten. Op basis van de uitkomsten is besloten om ook in 2020 het digipanel voort te zetten. Voor meer informatie en uitkomsten van de evaluatie verwijzen wij u naar de brief van 17 december 2019 die u heeft ontvangen.
Verkennen nieuwe mogelijkheden en vormen van overheidsparticipatie en ontwikkelen van een “gereedschapskist” om initiatieven te ondersteunen	In 2019 is volop geëxperimenteerd met overheids- en burgerparticipatie, zoals met de inzet van de keet en de avonden waarop het college de kernen bezoekt. Via het landelijke programma democratie in actie is kennis en ervaring met anderen gemeenten uitgewisseld. Lokaal is geleerd van de ervaring met overheids- en burgerparticipatie door het voeren van evaluatiegesprekken. Dit wordt verder voortgezet in 2020. Adviesraden en samenstichtingen worden steeds vaker vooraf intensief betrokken bij beleids- en planvorming. In 2019 zijn twee nieuwe groepen inwoners ondersteund bij hun plan om een samenstichting te vormen door middel van trainingen en gesprekken. In Oud Gastel heeft dat geleid tot het sluiten van een samenwerkingsconvenant met de nieuwe samenstichting.
Verkennen welke mogelijkheden er zijn om nieuwe initiatieven te ondersteunen. Verkennen of het landelijke programma “democratie in actie” mogelijkheden biedt. Ook gebruik maken van lokale kennis en ervaring (bijv. Samen hart voor de zaak)
Plan opstellen om te bespreken met inwoners
Betrekken inwonersgroepen zoals Samenstichtingen, buurtverenigingen.
Plan verdiepen en concretiseren, experiment(en) benoemen en starten
Onderzoek naar wenselijkheid van wijkbudgetten.	Een onderzoek naar wijkbudgetten is afgerond. De resultaten hiervan kunnen worden meegenomen in de actualisering van de nota overheids- en burgerparticipatie, die gepland staat voor 2020.
Onze inwoners hebben vertrouwen in de lokale politiek	Eén keer in de twee maanden vindt het spreekuur in de kern plaats. Dit bestaat uit twee gedeelten. Een gedeelte waarvoor inwoners worden uitgenodigd om te vertellen waar zij mee bezig zijn (project, initiatief, samenwerkingsverband) en een openbaar gedeelte waar iedereen zich voor kan aanmelden. Doel van het spreekuur is om met zoveel mogelijk inwoners in gesprek te komen over hun vragen, wensen, ideeën en kansen die zij zien. Waar mogelijk vindt dit spreekuur plaats op de locaties waar ook de wijkteams hun spreekuren houden. Ook de wijkambassadeurs sluiten aan bij deze spreekuren.	In 2019 bezocht het college om de beurt de kernen om met inwoners in gesprek te gaan. Het college wil door deze avonden een beeld krijgen wat goed gaat in de kernen en wat nog beter kan. In 2019 vonden drie van deze avonden plaats: in januari in Stampersgat, in juni in Oud Gastel en in november in Hoeven. Deze bijeenkomsten werden met ongeveer 80-90 inwoners goed bezocht. Via vragenformulieren weten we dat de avonden door de aanwezigen zeer gewaardeerd werden. Na iedere avond is naar alle aanwezigen een brief met actiepunten, een verslag (infographic) en een compleet overzicht van alle gemaakte opmerkingen toegestuurd. Deze zijn ook op de gemeentelijke website geplaatst. Na ongeveer vijf maanden is naar de aanwezige inwoners van Stampersgat en Oud Gastel een brief verstuurd met de stand van zaken van de genoemde actiepunten. In 2020 vinden de bezoeken plaats aan Oudenbosch (10 maart) en Bosschenhoofd (16 juni) en volgt nog een stand van zaken van de actiepunten voor de kern Hoeven. Hierna vindt een evaluatie plaats.
Tweemaandelijkse werkbezoeken met als doel in gesprek gaan met inwoners, ondernemers, instellingen, jongeren, ouderen enz. over hun wensen, ideeën, plannen en vragen.	In 2019 vonden diverse werkbezoeken plaats met als doel nader kennis te maken met inwoners, ondernemers en instellingen. Zo heeft het college een bezoek gebracht aan het servicepunt van De bibliotheek West-Brabant in Oud Gastel, Stella Maris Steenbergen, de Voedselbank in Oudenbosch en de Watertoren in Stampersgat. Ook in 2020 vinden diverse werkbezoeken plaats.
Functionaliteit Huis van Halderberge	Alvorens over te gaan tot het uitwerken van scenario’s is ervoor gekozen om in november 2019 een presentatie te geven aan de raad tijdens een beeldvormende bijeenkomst over dienstverlening. Daar is afgesproken dat er een werkgroep aan de slag gaat met dit vraagstuk waarin ook 3 raadsleden intensief meedenken. Het vraagstuk waar we ons op richten is: Onderzoeken of en hoe het “Huis van Halderberge” aansluit op toekomstige wensen gemeente en haar inwoners en op de toekomstvisie van de gemeente. Wie willen wij zijn, wat willen wij uitstralen en dat meenemen in de uitvoering. In 2020 zullen wij vanuit deze werkgroep komen met een gericht voorstel hoe wij ons toekomstig Huis van Halderberge zien en welke aanpassingen dit vraagt.
Uitvoeren onderzoek functionaliteit Huis van Halderberge
Opstellen van voorstel met diverse scenario’s gericht op “functionaliteit Huis van Halderberge”.
Grip op verbonden partijen en regionale samenwerking	Implementatie resultaten onderzoek (eventueel in De6 verband) “Verbetering grip op verbonden partijen”.	Er is een conceptnotitie opgesteld die door het college aan de raad zal worden aangeboden. Hierin wordt de stand van zaken geschetst, waarbij ook de ervaringen van de werkgroep Grip op Verbonden Partijen in De6-verband zijn opgenomen. Tevens wordt aandacht besteed aan relevante ontwikkelingen zoals de evaluatie van de Nota Verbonden partijen, het rapport Berenschot met betrekking tot Regio West-Brabant en de aanstaande wijziging van de Wet op de Gemeenschappelijke regelingen (WGR). Er wordt een advies gegeven voor verbeteringen die het college betreffen (bijvoorbeeld de verbetering van de informatievoorziening) en die mogelijk door de raad en de griffie kunnen worden overgenomen (bijvoorbeeld het werken met raadsrapporteurs of - ambassadeurs). Besluitvorming hierover is voorzien begin 2020.

Doelstelling

Activiteiten 2019

Wat is er bereikt in 2019?

Inwoners zijn tevreden met onze dienstverlening en dit kunnen wij meten

Uitbreiding meting klanttevredenheid met het kanaal telefonie.

Efficiënte meting van klanttevredenheid via het kanaal telefonie is sterk afhankelijk van de technische mogelijkheden van de telefooncentrale. Meting met de huidige verouderde centrale vergt veel tijdrovend handwerk. Daarom is besloten om in 2019 geen meting via het kanaal telefonie uit te voeren. De mogelijkheden worden opnieuw bekeken nadat de nieuwe centrale is geïmplementeerd.

In 2019 is de eerste Burgerpeiling uitgevoerd. Dienstverlening maakt daar een belangrijk onderdeel van uit. De uitkomsten van de burgerpeiling geven een 0-meting. In 2021 wordt de burgerpeiling herhaald.

Verkenning wat daarvoor nodig is

Realiseren technische randvoorwaarden

Keuze en implementatie meetinstrument

In gebruik stellen meetinstrument

Onze houding is vriendelijk en gastvrij. Dit is merkbaar in elk contact met inwoners en ondernemers

Ambassadeurs Klare Taal. Als alle medewerkers van de gemeente de training Klare Taal hebben gevolgd, worden in 2019 ambassadeurs Klare Taal aangesteld in alle teams. Zij fungeren als schrijfcoach. Medewerkers kunnen bij hem terecht met vragen en advies. De communicatieadviseurs blijven ook altijd beschikbaar voor advies over Klare Taal.

Wegens andere prioriteiten hebben nog niet alle afdelingen de training Klare Taal kunnen volgen. Planning is dat alle teams eind Q2 2020 de training hebben gevolgd.

Het werken op afspraak is ingevoerd waarbij voldoende ruimte is om op korte termijn (of direct) een afspraak in te plannen. Hierbij is continue aandacht voor het doorontwikkeling van onze dienstverlening.

Voor het aanvragen van paspoorten e.d. wordt op afspraak gewerkt. Dit heeft onder andere als voordeel dat de wachttijd voor onze inwoners sterk beperkt wordt. Daarnaast hebben wij intern de afspraak gemaakt dat inwoners, die zonder afspraak op het gemeentehuis komen, toch (zo snel mogelijk) worden geholpen. Dit laatste wordt niet actief gecommuniceerd omdat dit een negatief effect heeft op het werken op afspraak.

Uitvoeren en evaluatie pilot “thuisbezorging reisdocumenten en rijbewijzen”.

De gemeente Halderberge heeft in 2019 een pilot uitgevoerd met het bezorgen van reisdocumenten. De evaluatie is positief. Deze dienstverlening wordt daarom voortgezet. Het college heeft besloten om het bezorgen van reisdocumenten definitief op te nemen in het dienstenaanbod van gemeente Halderberge.

Voortzetten en verder ontwikkelen van overheids- en burgerparticipatie

Evaluatie Digipanel. Begin 2019 wordt de inzet van het digitaal burgerpanel geëvalueerd. Dan zijn er ongeveer 5 vragenlijsten in het panel uitgezet en kan er een duidelijk beeld worden gegeven van de ervaringen.

In 2019 is het digipanel geëvalueerd. Enkele uitkomsten van de evaluatie zijn dat in alle gevallen de uitkomsten van het bevragen van het digipanel zijn meegenomen in beleidsnotities die later zijn verschenen. Verder is gebleken dat het een goed aanvullend instrument voor burgerparticipatie is naast andere instrumenten. Op basis van de uitkomsten is besloten om ook in 2020 het digipanel voort te zetten. Voor meer informatie en uitkomsten van de evaluatie verwijzen wij u naar de brief van 17 december 2019 die u heeft ontvangen.

Verkennen nieuwe mogelijkheden en vormen van overheidsparticipatie en ontwikkelen van een “gereedschapskist” om initiatieven te ondersteunen

In 2019 is volop geëxperimenteerd met overheids- en burgerparticipatie, zoals met de inzet van de keet en de avonden waarop het college de kernen bezoekt. Via het landelijke programma democratie in actie is kennis en ervaring met anderen gemeenten uitgewisseld. Lokaal is geleerd van de ervaring met overheids- en burgerparticipatie door het voeren van evaluatiegesprekken. Dit wordt verder voortgezet in 2020.

Adviesraden en samenstichtingen worden steeds vaker vooraf intensief betrokken bij beleids- en planvorming.

In 2019 zijn twee nieuwe groepen inwoners ondersteund bij hun plan om een samenstichting te vormen door middel van trainingen en gesprekken. In Oud Gastel heeft dat geleid tot het sluiten van een samenwerkingsconvenant met de nieuwe samenstichting.

Verkennen welke mogelijkheden er zijn om nieuwe initiatieven te ondersteunen. Verkennen of het landelijke programma “democratie in actie” mogelijkheden biedt. Ook gebruik maken van lokale kennis en ervaring (bijv. Samen hart voor de zaak)

Plan opstellen om te bespreken met inwoners

Betrekken inwonersgroepen zoals Samenstichtingen, buurtverenigingen.

Plan verdiepen en concretiseren, experiment(en) benoemen en starten

Onderzoek naar wenselijkheid van wijkbudgetten.

Een onderzoek naar wijkbudgetten is afgerond. De resultaten hiervan kunnen worden meegenomen in de actualisering van de nota overheids- en burgerparticipatie, die gepland staat voor 2020.

Onze inwoners hebben vertrouwen in de lokale politiek

Eén keer in de twee maanden vindt het spreekuur in de kern plaats. Dit bestaat uit twee gedeelten. Een gedeelte waarvoor inwoners worden uitgenodigd om te vertellen waar zij mee bezig zijn (project, initiatief, samenwerkingsverband) en een openbaar gedeelte waar iedereen zich voor kan aanmelden. Doel van het spreekuur is om met zoveel mogelijk inwoners in gesprek te komen over hun vragen, wensen, ideeën en kansen die zij zien. Waar mogelijk vindt dit spreekuur plaats op de locaties waar ook de wijkteams hun spreekuren houden. Ook de wijkambassadeurs sluiten aan bij deze spreekuren.

In 2019 bezocht het college om de beurt de kernen om met inwoners in gesprek te gaan. Het college wil door deze avonden een beeld krijgen wat goed gaat in de kernen en wat nog beter kan. In 2019 vonden drie van deze avonden plaats: in januari in Stampersgat, in juni in Oud Gastel en in november in Hoeven. Deze bijeenkomsten werden met ongeveer 80-90 inwoners goed bezocht. Via vragenformulieren weten we dat de avonden door de aanwezigen zeer gewaardeerd werden. Na iedere avond is naar alle aanwezigen een brief met actiepunten, een verslag (infographic) en een compleet overzicht van alle gemaakte opmerkingen toegestuurd. Deze zijn ook op de gemeentelijke website geplaatst. Na ongeveer vijf maanden is naar de aanwezige inwoners van Stampersgat en Oud Gastel een brief verstuurd met de stand van zaken van de genoemde actiepunten. In 2020 vinden de bezoeken plaats aan Oudenbosch (10 maart) en Bosschenhoofd (16 juni) en volgt nog een stand van zaken van de actiepunten voor de kern Hoeven. Hierna vindt een evaluatie plaats.

Tweemaandelijkse werkbezoeken met als doel in gesprek gaan met inwoners, ondernemers, instellingen, jongeren, ouderen enz. over hun wensen, ideeën, plannen en vragen.

In 2019 vonden diverse werkbezoeken plaats met als doel nader kennis te maken met inwoners, ondernemers en instellingen. Zo heeft het college een bezoek gebracht aan het servicepunt van De bibliotheek West-Brabant in Oud Gastel, Stella Maris Steenbergen, de Voedselbank in Oudenbosch en de Watertoren in Stampersgat. Ook in 2020 vinden diverse werkbezoeken plaats.

Functionaliteit Huis van Halderberge

Alvorens over te gaan tot het uitwerken van scenario’s is ervoor gekozen om in november 2019 een presentatie te geven aan de raad tijdens een beeldvormende bijeenkomst over dienstverlening. Daar is afgesproken dat er een werkgroep aan de slag gaat met dit vraagstuk waarin ook 3 raadsleden intensief meedenken.

Het vraagstuk waar we ons op richten is: Onderzoeken of en hoe het “Huis van Halderberge” aansluit op toekomstige wensen gemeente en haar inwoners en op de toekomstvisie van de gemeente. Wie willen wij zijn, wat willen wij uitstralen en dat meenemen in de uitvoering.

In 2020 zullen wij vanuit deze werkgroep komen met een gericht voorstel hoe wij ons toekomstig Huis van Halderberge zien en welke aanpassingen dit vraagt.

Uitvoeren onderzoek functionaliteit Huis van Halderberge

Opstellen van voorstel met diverse scenario’s gericht op “functionaliteit Huis van Halderberge”.

Grip op verbonden partijen en regionale samenwerking

Implementatie resultaten onderzoek (eventueel in De6 verband) “Verbetering grip op verbonden partijen”.

Er is een conceptnotitie opgesteld die door het college aan de raad zal worden aangeboden. Hierin wordt de stand van zaken geschetst, waarbij ook de ervaringen van de werkgroep Grip op Verbonden Partijen in De6-verband zijn opgenomen.

Tevens wordt aandacht besteed aan relevante ontwikkelingen zoals de evaluatie van de Nota Verbonden partijen, het rapport Berenschot met betrekking tot Regio West-Brabant en de aanstaande wijziging van de Wet op de Gemeenschappelijke regelingen (WGR).

Er wordt een advies gegeven voor verbeteringen die het college betreffen (bijvoorbeeld de verbetering van de informatievoorziening) en die mogelijk door de raad en de griffie kunnen worden overgenomen (bijvoorbeeld het werken met raadsrapporteurs of - ambassadeurs). Besluitvorming hierover is voorzien begin 2020.

1.1.6 Wat hebben we bereikt en wat hebben we ervoor gedaan?