1.1.5 Wat hebben we bereikt en wat hebben we ervoor gedaan?

Het verbeteren van de dienstverlening

De resultaten uit de behoeftepeiling en acties die daaruit volgen nemen we mee in een manifest dienstverlening. In het manifest richten we ons op een service- en mensgerichte aanpak. Hierin hebben we o.a. aandacht voor het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid en worden ook de openingstijden meegenomen.

Het Manifest Dienstverlening is op 8 februari 2024 in de raad vastgesteld. De beloftes die we daarin per thema hebben gezet, zijn per 1 juni 2024 ingegaan. In de komende periode werken we verder aan de geplande verbeteringen. We blijven ons inzetten voor een dienstverlening die aansluit bij het Manifest Dienstverlening, de behoeften van onze inwoners en continue verbetering. Enkele acties zijn bijvoorbeeld: Herzien van vacatureteksten en inzetten op competenties dienstverlening, bezoekers actief benaderen over de dienstverlening, bewuster inzetten van 'Passend Contact Met de Overheid' (PCMO) en het verbeteren van telefonische bereikbaarheid en terugbelverzoeken. Daarnaast gaan we beleidsindicatoren en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) herzien. Na een jaar werken met het Manifest Dienstverlening, evalueren we en informeren we daarna de raad over de uitkomsten.

Wij blijven onze medewerkers trainen in gastvrijheid en hostmanship, zowel voor telefonie als baliebezoek/bezoek aan gemeentehuis.

We hebben in ons eigen online leerplatform Good Habitz een aantal trainingen met kwalitatief hoogwaardige content. Specifiek voor het Manifest volgen de medewerkers de trainingen gericht op ‘Hostmanship’ en klanttevredenheid. Binnen de Halderbergse School worden trainingen aangeboden gericht op communicatie (Insights Discovery) en authentiek communiceren. Voor de medewerkers van de InformatieDesk zijn heel gerichte trainingen gegeven op het gebied van telefonie, receptie en ontvangst in de hal door een gastvrouw/heer. Zij worden intern opgeleid op gebied van beantwoording van veel voorkomende vragen op Social Media.

Steeds vaker en beter toepassen van overheids- en burgerparticipatie

Toetsen van de samenwerking met inwoners(organisaties) volgens de methode waarderend vernieuwen.

Dit doen we op verschillende manieren en bij verschillende projecten. Een voorbeeld hiervan zijn de jaarlijkse gesprekken tussen bestuur en Samenstichtingen. Maar ook met het bezoeken van het college aan de kernen. Afgelopen jaar heeft het college Bosschenhoofd bezocht. Een ander voorbeeld is de evaluatie van ontwikkeling Oud Gastel Noord, waarbij middels een enquête en Keet in de Wijk is bevraagd wat goed is gegaan en wat beter kan. Inwoners zijn per brief weer op de hoogte gesteld wat met hun input is gedaan.

Terugkoppelen aan inwoners van de lokale ontwikkelingen in overheids- en burgerparticipatie.

Hiervoor zetten we onze gemeentelijke nieuwsbrief en sociale mediakanalen in. We koppelen dit meestal aan een thema waar participatie op heeft plaatsgevonden, zoals de input op de mobiliteitsvisie of rondom het afvalbeleidsplan. Ook organiseren we bijeenkomsten om toelichting te geven, zoals bij de woonzorgvisie.

Het versterken van onze rol binnen regionale samenwerking

Alle deelnames in Algemeen- en Dagelijkse besturen tegen het licht houden en kritisch bekijken bij welke GR-en en andere verbonden partijen we in het AB en bij welke we in het DB plaats gaan nemen (waar mogelijk).

De gemeente Halderberge maakt onderdeel uit van het Dagelijks Bestuur van WVS, Werkplein, OMWB, RWB en GGD. In de andere GR-en is onze gemeente vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur.

Communicatie

We zorgen dat Klare Taal nog beter en meer wordt toegepast. Dit doen we door medewerkers te blijven trainen, Klare Taal ambassadeurs (intern) te benoemen en inwoners te betrekk

Sinds eind 2024 zijn bijna alle medewerkers getraind door een externe trainer. De rest krijgt de training begin 2025. Hierbij komt oa de nieuwe ISO-norm duidelijke taal aan bod. Het MT volgde in september een eerste training. Daarnaast staat sinds tweede kwartaal 2024 een standaard tekst onder onze brieven waarin we inwoners vragen om contact met ons op te nemen als brieven of onderdelen daarvan niet duidelijk zijn.

We gaan met de methodiek Factor C (communicatiemethodiek) meer omgevingsanalyses maken.

Communicatie is niet alleen een taak van Team Communicatie. Daar is het te belangrijk voor.  Communicatie hoort in het hart van al het beleid te zitten op alle niveaus van de organisatie. Daarom zetten we Factor C in, een methodiek om communicatie in te zetten in het hart van beleid.

Door omgevingsanalyses kunnen we onze communicatie aanpassen op de verschillende doelgroepen. Dit gebruiken we om de communicatiemiddelenmix beter in te zetten (bestaand en aanvullend). Onder andere met meer infographics, filmpjes en goed gebruik van vormgeving.

Medewerkers van Team communicatie hebben de basistraining Factor C gevolgd en twee medewerkers zullen de training Facilitator gaan volgen in 2025. Onderdelen van Factor C zijn het maken van een omgevingsanalyse om de stakeholders in beeld te brengen, het maken van kernboodschappen en een middelenkalender. Team communicatie zal de inhoudelijke collega’s hiermee helpen.

Prijsvraag voor Beste Idee van Halderberge.

Begin 2024 is de prijsvraag voor het Beste Idee van Halderberge gekoppeld aan de uitvraag bij het Manifest Dienstverlening. Begin 2025 wordt een prijsvraag uitgeschreven voor het komende jaar.

Het college bezoekt de kernen. Begin 2023 wordt het concept ‘College bezoekt de kernen’ geëvalueerd en besloten of, hoe en wanneer (2023 of volgend) dit concept voortgezet wordt.

In 2024 vond op 1 oktober de laatste bijeenkomst van de eerste reeks plaats in Bosschenhoofd. Vanaf 2025 wordt de tweede reeks bezoeken ingepland.