E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten, lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Naast de Financiële verordening Halderberge maken het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de notities van de commissie BBV, in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2024, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader. Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in de organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en vinden achteraf plaats. Vanaf 2023 is er een start gemaakt om meer controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen zelf vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en/of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen - aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles - waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controles achteraf noodzakelijk zullen zijn. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant - in belangrijke mate - gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw (volledig en juist) is en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving tot stand gekomen is, voor zover het gaat om financiële beheershandelingen (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een overzicht van externe en lokale wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving nu eenmaal aan verandering onderhevig is. Vanaf het rekeningjaar 2023 nemen wij in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De accountant geeft vanaf het rekeningjaar 2023 alleen nog een oordeel over het getrouwe beeld van de informatie in de jaarrekening. Het normenkader wordt vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad vastgesteld. In zijn vergadering van 10 april 2025 heeft de raad het voorlopige normenkader 2025 en het definitieve normenkader 2024 vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de volgende bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondaankopen - en verkopen, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg). De gemeente heeft een aantal gemeentelijke taken overgedragen (delegatie) aan (de besturen van) gemeenschappelijke regelingen, zoals de uitvoering van de Participatiewet (ISD Werkplein Hart van West-Brabant en WVS) en het heffen en invorderen van de gemeentelijke belastingen (Belastingsamenwerking West-Brabant). Deze gemeenschappelijke regelingen leggen via hun jaarrekeningen - in beginsel - zelf een rechtmatigheidsverantwoording af.
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de uit te voeren (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er - vooraf - afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Wij worden in het najaar op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij uiterlijk het tweede kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele (voorafgaande) jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant. In de voortgangsrapportages worden naast de controlebevindingen ook verbeteracties (adviezen en/of concrete beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (interimcontrole en jaarrekeningcontrole).
Vanaf het rekeningjaar 2023 nemen wij als college in onze jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op. Met het vaststellen van de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge (hierna: beleidsnota) heeft de raad de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens voor geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) én de uitgangspunten voor de toets op begrotingsrechtmatigheid vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de maximale omvang van het totaal aan afwijkingen. De rapporteringsgrens geeft aan boven welke grens wij aan de raad afwijkingen moeten rapporteren.
Het BBV en het Bado zijn in de eerste helft van 2025 gewijzigd. De wijzigingen in deze (nationale) regelgeving hebben tot gevolg dat de beleidsnota moet worden aangepast op een aantal onderdelen. Bovendien is door ons voorgesteld om in de Controleverordening gemeente Halderberge (hierna: controleverordening) de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden (getrouwheid) op te nemen. Tot slot is de beleidsnota op een specifiek onderdeel aangepast naar aanleiding van de controlebevindingen over 2024. De wijzigingen zijn op hoofdlijnen:
de maximale goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden (getrouwheid) tezamen bedraagt maximaal 2% van de werkelijke totale lasten exclusief de werkelijke toevoegingen aan reserves (was: 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale werkelijke lasten inclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves);
de maximale verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden (rechtmatigheid) tezamen bedraagt maximaal 2% van de werkelijke totale lasten exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves (was: 1,5% voor fouten en 1,5% voor onduidelijkheden van de totale werkelijke lasten inclusief werkelijke toevoegingen aan de reserves).
De categorie lastenoverschrijdingen (op programmaniveau) die de raad als acceptabel beschouwt uit te breiden.
De raad heeft in zijn vergadering van 23 oktober 2025 de (geactualiseerde) beleidsnota en de (geactualiseerde) controleverordening vastgesteld.