E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten, lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Naast de Financiële verordening Halderberge maken het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de notities van de commissie BBV, in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2024, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en vinden achteraf plaats. Vanaf 2023 is er een start gemaakt om meer controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen zelf vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en/of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen - aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles - waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controles achteraf noodzakelijk zullen zijn. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant - in belangrijke mate - gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw (volledig en juist) is en in overeenstemming is met de vigerende wet- en regelgeving, voor zover het gaat om financiële beheershandelingen (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een lijst van externe en lokale wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving nu eenmaal aan verandering onderhevig is. Vanaf het rekeningjaar 2023 leggen wij via de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (drie van de in totaal negen rechtmatigheidscriteria). De accountant geeft een oordeel over de overige zes criteria (getrouw beeld van de baten, lasten en balansposten) én of de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Het normenkader wordt vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad vastgesteld. Op 14 maart 2024 heeft de raad in zijn vergadering het voorlopige normenkader 2024 en het defintieve normenkader 2023 vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondaankopen – en verkopen, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg). De gemeente heeft een aantal gemeentelijke taken overgedragen (delegatie) aan (de besturen van) gemeenschappelijke regelingen, zoals de uitvoering van de Participatiewet (ISD Werkplein Hart van West-Brabant en WVS) en het heffen en invorderen van de gemeentelijke belastingen (Belastingsamenwerking West-Brabant). Deze gemeenschappelijke regelingen leggen via hun jaarrekeningen - in beginsel - zelf een rechtmatigheidsverantwoording af.
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de uit te voeren (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er - vooraf - afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Wij worden in het najaar op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele (voorafgaande) jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant. In de voortgangsrapportages worden naast de controlebevindingen ook verbeteracties (adviezen en/of concrete beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (tussentijdse controle en jaarrekeningcontrole).
Vanaf het rekeningjaar 2023 nemen wij als college in onze jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording op. De raad heeft op 14 maart 2024 de (geactualieerde) Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge vastgesteld. In deze beleidsnota heeft de raad de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens voor geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) vastgesteld en de uitgangspunten voor de toets op begrotingsrechtmatigheid vastgesteld. De verantwoordingsgrens voor zowel fouten als onduidelijkheden is vastgesteld op 1,5% van de totale lasten incl. dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens is de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. De rapporteringsgrens voor zowel fouten als onzekerheden heeft u vastgesteld op een bedrag van € 100.000 per werkproces. Dit houdt in dat door ons geconstateerde fouten of onzekerheden boven een bedrag van € 100.000 per werkproces door ons nader toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken.
Op middellange termijn is de doelstelling dat de 'financiën aantoonbaar in control' zijn. Er is enkele jaren terug een routeplan door een extern bureau opgesteld. Door meer zichtbare controles en beheersmaatregelen in de processen te (gaan) organiseren zijn afwijkingen eerder zichtbaar en zijn proceseigenaren meer in control (de eerste en/of tweede verdedigingslinie). Bovendien resulteren meer zichtbare controles in de processen in minder arbeidsintensieve (verbijzonderde) interne controles achteraf. Eind 2024 is het gelukt om de vacature adviseur interne controle in te vullen, zodat het (onafhankelijke) organisatie-onderdeel Control qua capaciteit, maar ook qua deskundigheid (weer) op sterkte is. De verbijzonderde interne controle van het sociaal domein is - als gevolg van het vertrek van de vorige adviseur interne controle en het niet goed kunnen invullen van de vacature - in 2024 extern uitbesteed. Daarnaast zijn er in 2024 drie risicovolle processen (bouwleges, subsidies en salarissen personeel) doorgelicht c.q. geactualiseerd. Uit deze actualisatie vloeien een aantal verbeteracties uit die (nog moeten) worden opgepakt door de debetreffende proceseigenaren, teneinde bovenstaande doelstelling uiteindelijk te kunnen realiseren.
De halfjaarrapportage IC 2024, die in het najaar van 2024, aan het MT en ons is aangeboden geeft een actueel beeld over de door Control geconstateerde afwijkingen in het eerste half jaar van 2024. Er zijn zowel afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid als getrouwheid gemeld. Een aantal afwijkingen kunnen nog worden hersteld. De accountant heeft in de managementletter 2024 (t.b.v. MT en college) en de boardletter 2024 (raad) over de bevindingen van de interimcontrole 2024 gerapporteerd. Daarbij verwijst onze accountant onder meer naar de bevindingen in de halfjaarrapportage IC 2024.