E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
In de paragraaf bedrijfsvoering worden - conform de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV - de afwijkingen zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording door het college nader toegelicht. In de geactualiseerde c.q. gewijzigde Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge die door uw raad op 14 maart 2024 is vastgesteld zijn de uitgangspunten voor de toetsing van het begrotingscriterium verfijnd naar aanleiding van het verschijnen van antwoorden op veel gestelde vragen over de toepassing van het begrotingscriterium aan de commissie BBV. Daarmee is er reeds geanticipeerd op de aanpassingen zoals opgenomen in de Kadernota rechtmatigheid 2024.
Het uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de baten op programmaniveau en onderschrijdingen van de baten en lasten op programmaniveau, die gedurende het jaar vermeld en toegelicht worden in de tussentijdse rapportages dan wel in een raadsvoorstel, én die na afloop van het jaar worden gemeld en toegelicht in het overzicht van baten en lasten van de jaarrekening niet als onrechtmatig worden aangemerkt (zie artikel 3a, derde lid van de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge). Voor dergelijke begrotingsafwijkingen verwijzen wij u naar de toelichting overzicht baten en lasten op programmaniveau (toelichting op de verschillen tussen - gewijzigde – begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2024).
Het uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten als (financieel) onrechtmatig worden aangemerkt. Overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten worden evenwel in bepaalde situaties acceptabel geacht bijvoorbeeld als een overschrijding van de lasten gecompenseerd wordt door - direct gerelateerde - baten van gelijke omvang of als er sprake is van een overschrijding die gecompenseerd wordt door een onttrekking uit een bestemmingsreserve of voorziening (zie artikel 3a, vierde lid van de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge).
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, maar ze worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering (zie artikel 3a, vijfde lid van de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge).
De door ons geconstateerde lastenoverschrijdingen op de programma’s bestuur en burgerzaken, algemene dekkingsmiddelen en overhead, in totaal € 615.945 kwalificeren zich - naar ons oordeel - als onrechtmatigheden die hoofzakelijk - strikt genomen - niet voldoen aan artikel 3a, vierde lid van de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge. Bij zowel het programma bestuur en burgerzaken als het programma algemene dekkingsmiddelen staan er tegenover de lastenoverschrijdingen op het betreffende programma lastenonderschrijdingen van (nagenoeg) vergelijkbare omvang op andere programma’s. Het gaat om de doorrekening van de rentelasten (algemene dekkingsmiddelen) en directe personele lasten (bestuur en burgerzaken). Deze afwijkingen waren enigszins voorzienbaar en ze hadden dus nog in de Slotwijziging 2024 (deels) kunnen worden meegenomen, maar het is niet zo dat deze afwijkingen volledig in strijd zijn met het bestaand beleid. Deze afwijkingen staan echter thans niet vermeld als door de raad geaccepteerde afwijkingen in de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge en dienen dus toegelicht worden. De overschrijdingen worden afzonderlijk worden toegelicht in de toelichting op de begrotingsoverschrijdingen van deze jaarrekening. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze toelichting.
De door ons geconstateerde overschrijdingen op de investeringskredieten, in totaal € 20.945 variërend van een overschrijding van € 1.291 tot een bedrag van € 18.008, kwalificeren zich - naar ons oordeel - als onrechtmatigheden. De belangrijkste overschrijding, zoals toegelicht in de jaarrekening 2024, heeft betrekking op de vervanging van armaturen (investeringskrediet openbare verlichting 2023). De overschrijding is ontstaan door bijkomende werkzaamheden aan verouderde bedrading en aansluitingen. Hiermee is wel uitvoering geven aan het beleid, maar hebben wij strikt genomen ons niet helemaal gehouden aan de financiële kaders.
Wij zullen er meer op (gaan) toezien dat uw raad van overschrijdingen op programmaniveau en overschrijdingen op investeringskredieten tijdig, dat wil zeggen voor het einde van het begrotingsjaar, wordt geïnformeerd. Dergelijke overschrijdingen moeten op een correcte wijze - via een begrotingswijziging - worden bijgesteld, ook al is de begrotingswijziging per saldo budgettair neutraal (tegenover een lastenoverschrijding staat een batenoverschrijding of een lastenonderschrijding op een ander programma) en past deze in het door uw raad vastgestelde beleid. Daarbij past de kanttekening dat wij naar verwachting niet helemaal kunnen voorkomen dat er - beperkte - afwijkingen tussen de laatst bijgestelde begroting en de jaarrekening blijven bestaan.
Daarnaast willen wij bij de eerstvolgende actualisatie van de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge in overleg met de auditcommissie onderzoeken c.q. evalueren of artikel 3a vierde lid (afwijkingen passend binnen bestaand beleid) aanpassing behoeft. Wij willen daarbij aftasten welke afwijkingen als passend binnen bestaand beleid moeten worden beschouwd. Let wel deze afwijkingen blijven onrechtmatig, maar als er meer afwijkingen onder artikel 3a, vierde lid vallen hoeven we ook deze afwijkingen voortaan niet meer expliciet toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering of elders in de jaarrekening.
De door ons geconstateerde afwijkingen op het voorwaardencriterium kunnen worden onderscheiden in fouten en onduidelijkheden. Het bedrag aan geconstateerde fouten bedraagt € 1.228.211 (met name EU-aanbestedingen) en het bedrag aan geconstateerde onduidelijkheden bedraagt € 806.342.
Uit de interne controle EU-aanbestedingen zijn meerdere afwijkingen geconstateerd. Daarbij had een deel van de afwijkingen betrekking op uitgaven van opdrachten die in het verleden onterecht niet Europees zijn aanbesteed. In totaal gaat het om bedrag van € 205.000 afgerond, waarvan € 138.000 betrekking heeft op de aankoop van levensmiddelen in verband met de opvang van vluchtelingen en € 67.000 afgerond op de architect dorpshuis (zie ook paragraaf bedrijfsvoering, onderdeel rechtmatigheidsverantwoording, jaarrekening 2023). Dit zijn dus geen nieuwe afwijkingen, maar ze vloeien voort uit geconstateerde onrechtmatigheden uit het verleden.
We hebben geconstateerd dat bij een aantal raamovereenkomsten de wetgeving niet correct is nageleefd. Bij raamovereenkomsten die Europees moeten worden aanbesteed - omdat de maximale waarde van de raamovereenkomst het Europese drempelbedrag voor diensten, levering of werken overschrijdt - is het verplicht de maximale waarde of maximale hoeveelheid van de te verstrekken opdrachten in de aanbestedingstukken (en in de publicatie op Tenderned) te vermelden. Dit vloeit voort uit jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie (Antitrust-arrest C216/17, december 2018). Het is in beginsel niet toegestaan om de maximale waarde te overschrijden, niet wezenlijke wijzigingen uitgezonderd.
Daarnaast geldt er voor raamovereenkomsten die Europees moet worden aanbesteed in beginsel een maximale looptijd van vier jaar (artikel 2.140, derde lid Aw). Hiervan mag alleen in uitzonderingsgevallen die deugdelijk gemotiveerd zijn worden afgeweken. De motivering moet ook duidelijk worden vermeld in de aanbestedingsstukken (en in de publicatie op Tenderned).
Uit onze interne controle is gebleken dat er bij twee Europees aanbestede raamovereenkomsten onrechtmatigheden zijn geconstateerd. Het betreft de raamovereenkomst leerlingenvervoer (geen vermelding van de maximale waarde of maximale hoeveelheid in de aanbestedingstukken) en de raamovereenkomst rioolreiniging (forse overschrijding van de maximale waarde zoals vermeld in de aanbestedingstukken en geen mogelijkheid op uitzonderingsgronden niet wezenlijke wijzigingen cf. hoofdstuk 2.5 Aw). In totaal gaat het om een bedrag van € 760.000 afgerond, waarbij de kanttekening gemaakt wordt dat de raamovereenkomst leerlingenvervoer (uitgaven in 2024: € 691.000) doorloopt (de overeenkomst is niet zolang geleden verlengd).
Bij de regionale aanbesteding raamovereenkomst ADHD hebben wij geconstateerd dat niet alle processtappen volgens artikel 2.39 Aw zijn doorlopen. Bovendien is er in de raamovereenkomst een bepaling opgenomen met de mogelijkheid de raamovereenkomst met de oorspronkelijke looptijd van een jaar steeds weer met een jaar te verlengen. Daarmee heeft deze overeenkomst de (theoretische) mogelijkheid een eeuwigdurend karakter te hebben, hetgeen niet toegestaan is voor raamovereenkomsten in het bijzonder (artikel 2.140, derde lid Aw). Met deze regionale aanbestede raamovereenkomst is een bedrag over 2024 van € 75.000 (afgerond) gemoeid.
Bij de Europees aanbestede raamovereenkomst mobiele telefonie en hardware hebben wij geconstateerd dat de motivering voor een langere looptijd niet in de aanbestedingstukken is opgenomen. Deze constatering resulteert evenwel niet in een fout over het jaar 2024, aangezien de vaste looptijd van 3 jaar (einde medio 2026) nog niet is verstreken. Er kan echter geen gebruik worden gemaakt van de verlengingsoptie in de overeenkomst zonder de Aanbestedingswet 2012 te overtreden.
Verder hebben wij geconstateerd dat er bij een aantal raamovereenkomsten die qua uitgaven onder het Europese drempelbedrag voor werken blijven geen maximale hoeveelheid of - waarde is opgenomen in de aanbestedingstukken. Het is niet volledig duidelijk of het arrest van het Europese Hof van Justitie (Antitrust-arrest) ook volledig doorwerkt naar nationale aanbestedingen. Er is daarvoor navraag gedaan bij Europa Decentraal, maar die konden geen uitsluitsel geven. Vooralsnog beoordelen we deze uitgaven als onduidelijk. Het gaat in totaal om een bedrag van € 806.000.
Tot slot hebben we geconstateerd dat bij de voorbehouden opdracht voor de schoonmaak van gemeentehuis ten onrechte de mogelijkheid van de verlenging van de opdracht is opgenomen. De maximale looptijd van een voorbehouden opdracht bedraagt namelijk drie jaar (artikel 2.82a, derde lid Aw). Deze constatering heeft over het jaar 2024 niet geleid tot een fout of onduidelijkheid, maar de opdracht zal eerder dan gepland in de markt moeten worden gezet (er mag geen gebruik worden gemaakt van de verlengingsoptie zonder overtreding van de Aanbestedingswet).
De geconstateerde fouten op het gebied van inkoop en aanbestedingen (de opdrachten zijn niet of op een niet correcte wijze Europees aanbesteed) zijn deels fouten die eerder zijn geconstateerd en nog doorlopen in 2024. Deze zijn dus niet nieuw. Het gaat daarbij om de dienst architect dorpshuis en de levering van levensmiddelen in verband met de opvang van vluchtelingen voor een totaalbedrag van € 205.000 afgerond in 2024. De levering van levensmiddelen in verband met de opvang van vluchtelingen is in 2024 Europees aanbesteed, zodat deze fout niet doorloopt naar 2025 en volgende jaren.
De geconstateerde onrechtmatigheden (fouten) die doorlopen uit voorgaande jaren lopen dit jaar dan wel uiterlijk over twee jaar (leerlingenvervoer) af.
We zullen erop toezien dat bij alle toekomstige raamovereenkomsten de maximale waarde of maximale hoeveelheid wordt opgenomen in de aanbestedingstukken (en voor zover van toepassing in de publicatie op Tenderned). Ook zullen wij er op toezien dat de maximale looptijd van een (Europees aanbestede) raamovereenkomst vier jaar is en dat hiervan alleen gemotiveerd kan worden afgeweken. Deze motivering moet in de aanbestedingsstukken en in de publicatie op Tenderned worden vermeld. Tot slot zullen wij er op toezien dat voorbehouden opdrachten zoals bedoeld in artikel 2.82 Aw voortaan een maximale looptijd van drie jaar hebben en dat de juiste procedurestappen doorlopen worden bij (Europese) aanbestedingen.
De geconstateerde fouten op het gebied van subsidieverlening (door de gemeente verstrekte subsidies) bedragen in totaal € 41.375.
Er zijn vier subsidies aangevraagd en uiteindelijk ook toegekend na de (fatale) aanvraagtermijn zoals opgenomen in de algemene subsidieverordening gemeente Halderberge (artikel 7, eerste lid ASV). Voor deze vier subsidies is ook geen afwijkende bepaling opgenomen in een subsidieregeling, voor zover van toepassing (artikel 7, derde lid ASV). De subsidies hebben betrekking op sportbevordering, kunstbeoefening en armoedebestrijding.
Er is een subsidie verstrekt op het gebied van onderwijs waarvoor een wettelijke grondslag ontbreekt (artikel 4.23, eerste lid Awb). Voor deze subsidie (omvang € 36.000) is geen subsidieregeling vastgesteld. Het ontbreken van een wettelijke grondslag is echter niet vereist wanneer de subsidie incidenteel is en/of het maximale subsidiebedrag en de subsidieontvanger expliciet in de begroting worden vermeld (artikel 4.23, derde lid onder d en c Awb). De verstrekte subsidie is echter niet incidenteel en het subsidiebedrag en de subsidieontvanger staan niet expliciet in de begroting vermeld, zodat er niet voldaan wordt aan artikel 4.23 Awb.
Wij zullen bij de toekomstige subsidieverlening rekening houden met de geconstateerde onrechtmatigheden. De aanvraagtermijn in de algemene subsidieverordening gemeente Halderberge is leidend, tenzij er in de subsidieregeling een afwijkende termijn is/wordt opgenomen. De verstrekte subsidie op het gebied van onderwijs zullen we (gaan) voorzien van een wettelijke grondslag.
In 2024 hebben wij uit coulance een deel van de proceskosten van een bezwaarmaker voor onze rekening genomen, dat de Raad van State de gemeente in het ongelijk heeft gesteld (€ 50.000). Verder zijn er enkele – in omvang geringe - afwijkingen geconstateerd in de naleving van de legesverordening en zijn er enkele afwijkingen geconstateerd in het sociaal domein (zoals het ontbreken van een beschikking en de bevindingen van de accountant van de Sociale Verzekeringsbank als het gaat om de PGB’s). In totaal gaat het om circa € 10.000 aan fouten.
In overeenstemming met een stellige uitspraak in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV 2024 rapporteren wij in de paragraaf bedrijfsvoering over het al of niet goed naleven van de Gids Proportionaliteit. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Halderberge zijn - onder meer - drempelbedragen opgenomen waarboven opdrachten meervoudig onderhands of nationaal openbaar aanbesteed moeten worden. In 2024 hebben we het inkoop- en aanbestedingsbeleid aangepast, mede naar aanleiding van de bevindingen over het jaar 2023: er werd namelijk vrij vaak afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, zonder voorafgaande instemming van het college.
Voor leveringen en diensten is het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden opwaarts bijgesteld naar € 50.000 (voorheen: € 30.000). Voor werken is het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden opwaarts bijgesteld naar € 150.000 (voorheen € 50.000). Daarnaast is het drempelbedrag voor nationale aanbestedingen opwaarts bijgesteld naar € 1,5 miljoen (voorheen € 1,2 miljoen). Met deze verhogingen van de drempels om opdrachten meervoudig onderhands aan te besteden dan wel nationale openbaar aan te besteden (laatste alleen voor werken) wordt tevens beoogd de administratieve lasten bij aanbestedingen te verlagen. Immers het een-op-een gunnen van opdrachten (enkelvoudig onderhands aanbesteden) brengt minder administratieve lasten met zich mee. Keerzijde is wel dat er geen mededinging plaatsvindt waardoor er geen zekerheid wordt verkregen of de opdracht verstrekt wordt de beste (lees: lagere) prijs of beste prijs-kwaliteit verhouding plaatsvindt. De bijgestelde drempelbedragen zijn uit de Gids Proportionaliteit (hierna: gids) afkomstig. Het is goed om te weten dat de gids onderdeel is van het normenkader dat door uw raad is vastgesteld. De gids werkt met het principe pas toe of leg uit (comply or explain). Dit betekent dat bij een afwijking van de gids dit goed gemotiveerd moet worden. Het is het college toegestaan om af te wijken van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid (lees: de drempelbedragen voor meervoudig onderhands aanbestedingen en nationaal openbare aanbestedingen), mits dit goed gemotiveerd is.
Aanvullende eis is dat een afwijkingsbesluit alleen door ons kan worden genomen. Het afwijkingsbesluit moet voorafgaand aan de opdrachtstrekking aan ons worden voorgelegd met een gedegen onderbouwing of motivering. Het moet een uitzondering zijn om af te wijken van het eigen beleid. Dat uitgangspunt geldt ook vanuit het bestuursrecht overigens.
Het afwijken van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid zonder voorafgaande instemming van het college en/of zonder deugdelijke motivering of onderbouwing wordt als onrechtmatig beoordeeld, omdat er dan in strijd wordt gehandeld met de gids.
Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is op 1 augustus 2024 inwerking getreden. Dat betekent dat voor opdrachten die zijn verstrekt vóór 1 augustus 2024 nog het oude inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt. Uit de interne controle aanbestedingen 2024, waarbij er 24 crediteuren zijn gecontroleerd middels een steekproef, zijn er 8 opdrachten niet correct aanbesteed (lees: conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Halderberge). Het betreft allemaal opdrachten die een-op-een zijn gegund, terwijl er gelet op de daadwerkelijk uitgegeven bedragen er een meervoudig onderhandse aanbesteding had moeten plaatsvinden. Daarnaast is er voorafgaand aan de opdrachtverstrekking geen afwijkingsbesluit door ons genomen. Zeven van de acht opdrachten uit de steekproef hebben betrekking op het niet correct naleven van het oude inkoop- en aanbestedingsbeleid. Wij verwachten dat er minder afwijkingen ten opzichte van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid zullen gaan plaatsvinden.
Door het verhogen van de drempels om meervoudig onderhands aan te moeten besteden in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (inwerkingtreding 1 augustus 2024) verwachten wij dat er minder wordt afgeweken van het eigen beleid. Op basis van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt er wel een verplichting voor budgethouders om afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, voorafgaand aan de opdrachtstrekking, aan ons ter instemming voor te leggen. Daarbij geldt de eis dat de afwijking goed moet worden gemotiveerd/onderbouwd, waarvoor uitgangspunten zijn geformuleerd die afkomstig zijn uit de gids.