2.5.11 Inkoop

Met ingang van 1 januari 2022 is het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid Halderberge vastgesteld. Hierbij zijn de uitkomsten van de eerdere evaluatie en rekenkamerrapport meegenomen. De ambtelijke organisatie is meegenomen in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en het inkoopproces.

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is op een zorgvuldige en rechtmatige wijze voorzien in de inkoopbehoeften van de gemeente Halderberge. Hierbij wordt gestreefd naar een optimaal inkoopresultaat, dat in beginsel bepaald wordt door economische uitgangspunten, maar waarbij ook ethische, sociaal-maatschappelijke overwegingen en duurzaamheid een rol spelen.

Ook in 2024 blijft het belangrijk de organisatie scherp te houden op en te informeren over het inkoopbeleid en de wettelijke aanbestedingsregels. Hierbij wordt inmiddels gebruik gemaakt van een infographic en een workflow in zaaksysteem op het moment dat met de voorbereidingen voor een aanbesteding wordt gestart. Ook vanuit interne controle wordt toegezien op de naleving van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en de wettelijk kaders.

Als er binnen een aanbestedingsprocedure een klacht ontstaat, wordt deze eerst ondervangen via het klachtenloket van het Inkoopbureau. Hiervoor is in 2022 een pilot gestart waar ook gemeente Halderberge bij is aangesloten. Daarmee wordt invulling gegeven aan het dringende advies uit de aangepaste Gids Proportionaliteit ten behoeve van inrichten van een laagdrempelige vorm van klachtenafhandeling. Eind 2022 is deze pilot verlengd voor het jaar 2023. In de loop van 2023 wordt deze pilot geëvalueerd en wordt bezien in hoeverre dit klachtenloket in 2024 wordt voortgezet.

De aanbestedingen van de gemeente worden begeleid door het inkoopbureau West-Brabant. Voor iedere aanbesteding/ opdracht boven de € 50.000 wordt het inkoopbureau ingeschakeld en wordt een inkooptraject ingezet dat passend is. Op basis hiervan wordt het aantal benodigde dagdelen van het inkoopbureau bepaald. Vanaf 2023 is het vaste aantal af te nemen dagdelen verhoogd naar 10 per week. Dit is ook het uitgangspunt voor de programmabegroting 2024. Mochten er door projecten extra dagdelen benodigd zijn, dan wordt deze ten laste van de flexibele schil gebracht.