E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten, lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Naast de Financiële verordening Halderberge maken, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de notities van de commissie BBV, in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2023, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en vinden achteraf plaats. Vanaf 2023 is er een start gemaakt om meer controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen zelf vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en/of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen - aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles - waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controles achteraf noodzakelijk zullen zijn. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant - in belangrijke mate - gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de vigerende wet- en regelgeving, voor zover het gaat om financiële beheershandelingen (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een lijst van externe en lokale wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving nu eenmaal aan verandering onderhevig is. Vanaf het rekeningjaar 2023 leggen wij via de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (drie van de in totaal negen rechtmatigheidscriteria). De accountant geeft een oordeel over de overige zes criteria (getrouw beeld van de baten, lasten en balansposten) én of de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Het normenkader wordt vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondaankopen – en verkopen, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg).
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de uit te voeren (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er - vooraf - afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Wij worden in september op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele (voorafgaande) jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant. In de voortgangsrapportages worden naast de controlebevindingen ook verbeteracties (adviezen en/of concrete beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (tussentijdse controle en jaarrekeningcontrole).
Vanaf het rekeningjaar 2023 nemen wij als college in onze jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording op. Deze rechtmatigheidsverantwoording geldt overigens ook voor provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het primaire doel van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen ons en de raad over (financiële) rechtmatigheid te bevorderen. Het secundaire doel is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) te verbeteren c.q. optimaliseren. Uw raad heeft op 23 maart 2023 de beleidsnota rechtmatigheid vastgesteld. Met het vaststellen van de beleidsnota rechtmatigheid heeft u - na het advies van de auditcommissie te hebben ingewonnen - de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens voor geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) vastgesteld. Verder heeft u de uitgangspunten voor onze toets op begrotingsrechtmatigheid vastgesteld. De verantwoordingsgrens voor zowel fouten als onduidelijkheden is vastgesteld op 1,5% van de totale lasten incl. dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens is de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.
De rapporteringsgrens voor zowel fouten als onzekerheden heeft u vastgesteld op een bedrag van € 100.000 per werkproces. Dit houdt in dat door ons geconstateerde fouten of onzekerheden boven een bedrag van € 100.000 per werkproces door ons nader toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken.
Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, die aanvankelijk vanaf het rekeningjaar 2021 zou gaan gelden, maar uiteindelijk vanaf het rekeningjaar 2023 is gaan gelden, heeft een extern bureau ons geadviseerd. Naar aanleiding van de sessies met het MT, het college en de auditcommissie concludeerde het adviesbureau dat de gemeente Halderberge op termijn de ambitie heeft in control te zijn voor wat betreft de financiële beheersing. Op middellange termijn is de doelstelling dat de 'financiën aantoonbaar in control' zijn. Het adviesbureau heeft ons daarnaast geadviseerd om de verbijzonderde interne controle, bijvoorbeeld als een afzonderlijk organisatieonderdeel Control, zo onafhankelijk mogelijk te positioneren in de organisatie. Om het ambitieniveau te kunnen realiseren adviseerde het adviesbureau ons verder om aanvullende capaciteit op het gebied van interne controle (kwantiteit en kwaliteit) in te zetten. Wij hebben in 2021 besloten om in te stemmen met het door adviesbureau geformuleerde ambitieniveau en met de adviezen de verbijzonderde interne controle als afzonderlijk organisatieonderdeel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris te positioneren en een extra IC-adviseur te werven. Vanaf 1 juli 2021 valt de verbijzonderde interne controle als organisatieonderdeel Control rechtstreeks onder de gemeentesecretaris.