E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college, voor zover mogelijk, maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening Halderberge maken ook het controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge (hierna: controleprotocol), de Kadernota rechtmatigheid 2018 - inclusief het Addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 - van de commissie BBV voor het jaar 2021, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader. Het controleprotocol van de gemeente Halderberge is in belangrijke mate gebaseerd op de Kadernota rechtmatigheid.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. Onze accountant kan in belangrijke mate steunen op de (verbijzonderde) interne controles die in onze organisatie worden verricht door het onafhankelijk van de lijnorganisatie geplaatste organisatieonderdeel Control. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn overwegend gegevensgericht en achteraf. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. De omvang en de samenstelling van de steekproeven wordt jaarlijks afgestemd met de accountant. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant in belangrijke mate steunen op de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemmings met de vigerende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Wij stellen jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, het normenkader vast. Het normenkader is een lijst van wet- en regelgeving, zowel eigen of interne wetgeving als hogere of externe wetgeving, waaruit financiële gevolgen kunnen voortvloeien. Het normenkader moet jaarlijks geactualiseerd worden, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de belastingverordeningen die jaarlijks wijzigen als gevolg van tariefswijzigingen. Het normenkader vormt voor de accountant het kader waarbinnen hij zijn controle dient uit te voeren. Het begrip financiële rechtmatigheid omvat op dit moment nog alle getrouwheidscriteria en de criteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de processen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, leges, investeringen, grondzaken, subsidies en het sociaal domein (in het bijzonder Wmo en jeugdzorg).
Het intern controleplan, dat door het college wordt/is vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de processen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal geïnformeerd. Doorgaans worden wij in het najaar op de hoogte gesteld (middels een voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (middels een voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant.
In de voortgangsrapportages worden naast de uitkomsten c.q. controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (tussentijdse accountantscontrole en bevindingen bij de jaarstukken).
In de managementletter/boardletter 2021, die ook besproken is in de auditcommissie, concludeert onze accountant dat op basis van de uitgevoerde interimcontrole de administratieve organisatie en interne beheersing binnen onze organisatie voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Desalniettemin heeft onze accountant nog wel enkele verbeterpunten geconstateerd die de kwaliteit van de interne beheersing ten goede komt. Zo vraagt onze accountant aandacht voor :
Tot slot vraagt onze accountant aandacht voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording die naar verwachting met ingang van het rekeningjaar 2022 van kracht wordt.
Op het moment van schrijven is het wetsvoorstel waarin de rechtmatigheidsverantwoording door het college is opgenomen - het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers - nog steeds niet behandeld in de Tweede Kamer en de Eerste Kamer, zodat er op dit moment nog zekerheid is dat de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het rekeningjaar 2021 zal gaan gelden. Wij gaan er vooralsnog wel vanuit dat wij vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in onze jaarstukken. Deze rechtmatigheidsverantwoording gaat ook gelden voor provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het primaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is de discussie uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Het grote verschil met nu is dat wij straks zelf tot een oordeel moeten komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Op dit moment moet onze accountant hierover een accountantsverklaring afgeven. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverklaring is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) verbeteren.
De rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op de "echte" rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium. Uw raad zal in 2022 een tolerantiegrens - en desgewesnst een rapporteringsgrens - voor rechtmatigheidsfouten moeten vaststellen. De tolerantiegrens is de maxmimale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten. De tolerantiegrens wordt uitgedrukt in een percentage van de totale begrote lasten inclusief de mutaties van reserves. De tolerantiegrens wordt naar verwachting wettelijk beperkt tot maximaal 3%. Voor getrouwheid - inclusief de getrouwe rechtmatigheidsverantwoording door het college - blijft de (maximale) tolerantiegrens 1%. Op dit moment stellen wij elk jaar het normenkader vast en sturen wij dat normenkader ter informatie aan de auditcommissie en uw raad. Naar verwachting zal het normenkader vanaf het rekeningjaar 2022 door uw raad moeten worden vastgesteld.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft ook (interne) organisatorische gevolgen. Wij hebben in 2021 het ambitieniveau voor het intern beheersingssysteem - op advies van een extern bureau (Adlasz) - voor de komende jaren bepaald: binnen een periode van 4 ‘in control zijn’ als het gaat om de gemeentelijke financiën (aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid). Om dit ambitieniveau te realiseren heeft het college in 2021 in de eerste plaats besloten de formatie op het gebied van interne controle te versterken (kwantitatief en kwalitatief). Hiervoor waren reeds (extra) middelen gereserveerd en beschikbaar. In de tweede plaats hebben wij de verbijzonderde interne controle als taak c.q. aandachtsgebied overgeheveld van het team Advies (lijnafdeling) naar een onafhankelijk gepositioneerd organisatieonderdeel, Control. Dit organisatieonderdeel valt rechtsreeks onder de gemeentesecretaris en omvat medio 2021 drie medewerkers. In de derde plaats zullen er in komende jaren - daar waar mogelijk en gewenst qua risico’s - (meer) zichtbare interne controles in de processen worden georganiseerd, zodat de verbijzonderde interne controles efficiënter kunnen worden verricht en - belangrijker nog - in een eerder stadium eventuele afwijkingen c.q. onrechtmatigheden geconstateerd worden. Door het eerder constateren van afwijkingen c.q. onrechtmatigheden kunnen er sneller beheersmaatregelen worden genomen om de afwijkingen c.q. onrechtmatigheden te herstellen (beheersmaatregelen).