2.5.11 Inkoop

Met ingang van 1 januari 2022 is het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid Halderberge vastgesteld. Zoals eerder aangeven zijn de uitkomsten van de eerdere evaluatie en rekenkamerrapport hierin meegenomen. In 2022 is de gemeentelijke organisatie meegenomen in het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en het inkoopproces.

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid blijft op een zorgvuldige en rechtmatige wijze voorzien in de inkoopbehoeften van de gemeente Halderberge en daarbij te streven naar een optimaal inkoopresultaat, dat in beginsel bepaald wordt door economische uitgangspunten, maar waarbij ook ethische, sociaal-maatschappelijke overwegingen en duurzaamheid een rol (kunnen) spelen.

Ook in 2023 blijft het belangrijk de organisatie scherp te houden op en te informeren over het inkoopbeleid en de wettelijke aanbestedingsregels. Hierbij zal ook gebruik worden gemaakt van een infographic en een workflow in zaaksysteem op het moment dat met de voorbereidingen voor een aanbesteding wordt gestart. Ook vanuit interne controle zal, mede gezien de rechmatigheidsverklaring van het college vanaf 1-1-2023 intensiever worden toegezien op de naleving van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en de wettelijk kaders.

Als er binnen een aanbestedingsprocedure een klacht ontstaat, wordt deze eerst ondervangen via het klachtenloket van het Inkoopbureau. Hiervoor is in 2022 een pilot gestart waar ook gemeente Halderberge bij is aangesloten. Daarmee wordt invulling gegeven aan het dringende advies uit de aangepaste Gids Proportionaliteit ten behoeve van inrichten van een laagdrempelige vorm van klachtenafhandeling In de loop van 2022 wordt deze pilot geëvalueerd en wordt bezien in hoeverre dit klachtenloket in 2023 wordt voortgezet.

De aanbestedingen van de gemeente worden begeleid door het inkoopbureau West-Brabant. Voor iedere aanbesteding/opdracht boven de € 50.000 wordt het inkoopbureau ingeschakeld en wordt een inkooptraject ingezet dat noodzakelijk is. Op basis hiervan wordt het aantal benodigde dagdelen van het inkoopbureau bepaald. Het vaste aantal dagdelen (8 per week) blijkt de laatste jaren ontoereikend te zijn gezien het aantal uitgezette opdrachten en aanbestedingen. De verwachting is dat dit ook voor de komende jaren het geval zal zijn. Gezien de complexiteit, de benodigde specialistische kennis en de beschikbare capaciteit kan dit niet met de het huidige ambtenarenapparaat worden opgevangen. Hiervoor is vanaf 2023 het vaste aantal af te nemen dagdelen verhoogd naar 10 per week, zoals ook in de zomernota 2022 al is meegenomen.