E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Het jaar 2023 zal in het teken staan van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening Halderberge maken, de notities van de commissie BBV en in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2023, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en achteraf. Vanaf 2023 wordt er gestart om de controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen - aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles - waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controle achteraf noodzakelijk zal zijn.
In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken.
Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant - in belangrijke mate - gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de vigerende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een lijst van eigen en externe wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is. Zoals het er nu naar uitziet, leggen wij vanaf het rekeningjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (drie van de in totaal negen rechtmatigheidscriteria). De accountant geeft een oordeel over de overige zes criteria (getrouw beeld van de baten, lasten en balansposten) én of de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Het normenkader zal vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad worden vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondzaken, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg).
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er - vooraf - afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Doorgaans worden wij in september op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant. In de voortgangsrapportages worden naast de uitkomsten c.q. controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (interimcontrole en jaarrekeningcontrole).
Naar verwachting moeten wij vanaf het rekeningjaar 2023 als college in onze jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Deze rechtmatigheidsverantwoording gaat overigens ook gelden voor provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het primaire doel van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Het grote verschil met nu (2022) is dat wij straks zelf tot een oordeel moeten komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Op dit moment moet onze accountant hierover een accountantsverklaring afgeven. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) te verbeteren.
De rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op de het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Wij zullen uw raad uiterlijk in het eerste kwartaal van 2023, na overleg met de auditcommissie, een verantwoordingsgrens - en desgewenst een rapporteringsgrens - voor afwijkingen voorstellen. De verantwoordingsgrens is de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden en wordt uitgedrukt in een percentage van de totale begrote lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De hoogte van de verantwoordingsgrens voor zowel fouten als onduidelijkheden is wettelijk begrensd op maximaal 3%. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Ook zullen wij nadere afspraken met u maken welke soorten begrotingsonrechtmatigheden u aanvaardbaar c.q. al of niet verwijtbaar vindt. Formeel gezien zijn alle overschrijdingen van de lasten, alle onderschrijdingen van de baten (beiden op programmaniveau) en alle overschrijdingen van de investeringskredieten onrechtmatig en tellen ze mee als rechtmatigheidsfout.
Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, die aanvankelijk vanaf het rekeningjaar 2021 zou gaan gelden, maar nu - naar verwachting - vanaf het rekeningjaar 2023 gaat gelden, heeft een extern bureau ons geadviseerd. Naar aanleiding van de sessies met het MT, het college en de auditcommissie concludeerde het adviesbureau dat de gemeente Halderberge op termijn (binnen vier jaar) de ambitie heeft in control te zijn voor wat betreft de financiële beheersing. Op middellange termijn is de doelstelling dat de 'financiën aantoonbaar in control' zijn. Het adviesbureau heeft ons daarnaast geadviseerd om de verbijzonderde interne control, bijvoorbeeld als een afzonderlijk organisatieonderdeel Control, zo onafhankelijk mogelijk te positioneren in de organisatie. Om het ambitieniveau te kunnen realiseren adviseerde het adviesbureau ons verder om aanvullende capaciteit op het gebied van interne controle (kwantiteit en kwaliteit) in te zetten. Wij hebben in 2021 besloten om in te stemmen met het door adviesbureau geformuleerde ambitieniveau en met de adviezen de verbijzonderde interne controle als afzonderlijk organisatieonderdeel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris te positioneren en een extra IC-adviseur te werven. Vanaf 1 juli 2021 valt de verbijzonderde interne controle als organisatieonderdeel Control, versterkt met een geworven IC-adviseur, rechtstreeks onder de gemeentesecretaris.