E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
Het jaar 2023 stond in het teken staan van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.
Op basis van de Financiële verordening gemeente Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening gemeente Halderberge maken, de notities van de commissie BBV ( in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2023), de Beleidsnota rechtmatigheid, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en achteraf. In 2023 is er een start gemaakt om de controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en/of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen - aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles - waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controle achteraf noodzakelijk zal zijn. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant - in belangrijke mate - gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een overzicht van eigen en externe wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is. Vanaf het rekeningjaar 2023 leggen wij een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De accountant geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de baten, lasten en balansposten in de jaarrekening én of de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Het normenkader wordt vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondzaken, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg).
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Doorgaans worden wij in september op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant. In de voortgangsrapportages worden naast de controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (interimcontrole en jaarrekeningcontrole).
Vanaf het rekeningjaar 2023 moeten wij in onze jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Het primaire doel van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Het grote verschil met voorgaande jaren is dat wij nu zelf tot een oordeel moeten komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Tot het rekeningjaar 2022 gaf onze accountant hierover een accountantsverklaring af. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) te verbeteren.
Naar aanleiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het rekeningjaar 2023 zijn diverse verordeningen geactualiseerd. Daarnaast heeft u op 23 maart 2023 een afzonderlijke Beleidsnota rechtmatigheid vastgesteld. In deze beleidsnota heeft u - onder meer - de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onduidelijkheden vastgelegd. Deze grens geeft de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden weer en wordt uitgedrukt in een percentage van de totale (werkelijke) lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De hoogte van deze grens is door uw raad – via de beleidsnota - vastgesteld op 1,5% (maximaal toegestaan 3%). Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.
Verder zijn in de beleidsnota rechtmatigheid ook nadere afspraken gemaakt welke soorten begrotingsonrechtmatigheden u aanvaardbaar vindt. Formeel gezien zijn echter alle overschrijdingen van de lasten (op programmaniveau) en investeringskredieten onrechtmatig en tellen ze mee als rechtmatigheidsfout. Door u aanvaardbare onrechtmatigheden worden niet meer afzonderlijk vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering (en vice versa).
Naar aanleiding van het verschijnen van de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV eind september 2023 wordt de Beleidsnota rechtmatigheid gewijzigd met terugwerkende kracht vanaf het rekeningjaar 2023.
Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft een extern bureau ons geadviseerd. Naar aanleiding van de sessies met het MT, het college en de auditcommissie concludeerde het adviesbureau dat de gemeente Halderberge op termijn (binnen vier jaar) de ambitie heeft in control te zijn voor wat betreft de financiële beheersing: de 'financiën aantoonbaar in control'. Het adviesbureau heeft ons daarnaast geadviseerd om de verbijzonderde interne controle zo onafhankelijk mogelijk te positioneren in de organisatie. Om het ambitieniveau te kunnen realiseren adviseerde het adviesbureau ons verder om aanvullende capaciteit op het gebied van interne controle (kwantiteit en kwaliteit) in te zetten. Wij hebben in 2021 besloten om in te stemmen met het door adviesbureau geformuleerde ambitieniveau en met de adviezen om de verbijzonderde interne controle als afzonderlijk organisatieonderdeel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris te positioneren en een extra IC-adviseur te werven.