E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
In de paragraaf bedrijfsvoering worden - conform de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV - de afwijkingen zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording door het college nader toegelicht. In de geactualiseerde c.q. gewijzigde beleidsnota rechtmatigheid Halderberge die door uw raad op 14 maart 2024 is vastgesteld zijn de uitgangspunten voor de toetsing van het begrotingscriterium verfijnd naar aanleiding van het verschijnen van de gewijzigde Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV in november 2023 aangevuld met de antwoorden op veel gestelde vragen over de toepassing van het begrotingscriterium.
Het uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de baten op programmaniveau en onderschrijdingen van de baten en lasten op programmaniveau, die gedurende het jaar vermeld en toegelicht worden in de tussentijdse rapportages dan wel in een raadsvoorstel, én die na afloop van het jaar worden gemeld en toegelicht in het overzicht van baten en lasten van de jaarrekening niet als onrechtmatig worden aangemerkt (zie artikel 3a, derde lid van de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge). Voor dergelijke begrotingsafwijkingen verwijzen wij u naar de toelichting overzicht baten en lasten op programmaniveau (toelichting op de verschillen tussen - gewijzigde – begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2023).
Het uitgangspunt is dat de categorie begrotingsafwijkingen, zijnde overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten als onrechtmatig worden aangemerkt. Overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en overschrijdingen van de investeringskredieten worden evenwel in bepaalde situaties acceptabel geacht bijvoorbeeld als een overschrijding van de lasten gecompenseerd wordt door - direct gerelateerde - baten van gelijke omvang of als er sprake is van een overschrijding die gecompenseerd wordt door een onttrekking uit een bestemmingsreserve of voorziening (zie artikel 3a, vierde lid van de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge).
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, maar ze worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering (zie artikel 3a, vijfde lid van de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge).
De door ons geconstateerde lastenoverschrijdingen op de programma's openbare ruimte en algemene dekkingsmiddelen, in totaal € 1.482.000 kwalificeren zich - naar ons oordeel - als onrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad. Ze worden dan ook niet afzonderlijk toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering, maar wij verwijzen u hiervoor naar toelichting overzicht baten en lasten van deze jaarrekening en de toelichting begrotingsoverschrijdingen van deze jaarrekening.
De door ons geconstateerde overschrijdingen op de investeringskredieten, in totaal € 271.559 variërend van een overschrijding van € 323 tot een bedrag van € 152.586, kwalificeren zich - naar ons oordeel - als onrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, omdat deze overschrijdingen ten tijde van het opstellen van de laatste begrotingswijziging (Slotwijziging 2023) naar ons oordeel niet goed waren te voorzien. Ze worden niet afzonderlijk toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering, maar wij verwijzen hiervoor naar het overzicht overschrijdingen investeringskredieten van deze jaarrekening.
Wij zullen er meer op toezien dat uw raad van overschrijdingen op programmaniveau en overschrijdingen op investeringskredieten tijdig, dat wil zeggen voor het einde van het begrotingsjaar, wordt geïnformeerd en dat dergelijke overschrijdingen op een correcte wijze - via een begrotingswijziging - worden bijgesteld, ook al is de begrotingswijziging per saldo budgettair neutraal (tegenover een lastenoverschrijding staat een batenoverschrijding) en past deze in het door uw vastgestelde beleid. Daarbij past de kanttekening dat wij naar verwachting niet helemaal kunnen voorkomen dat er - beperkte - afwijkingen tussen de laatst bijgestelde begroting en de jaarrekening blijven bestaan.
De door ons geconstateerde afwijkingen op het voorwaardencriterium kunnen worden onderscheiden in fouten en onduidelijkheden. Het bedrag aan geconstateerde fouten bedraagt € 560.824 en het bedrag aan geconstateerde onduidelijkheden bedraagt € 1.515.754.
De onduidelijkheid heeft nagenoeg geheel betrekking op de regionale Europese aanbesteding van de jeugdprofessionals. Naar aanleiding van een rapportage van het Zorg Inkoop en Informatie Team is er intern en vervolgens regionaal nader onderzoek verricht naar opdrachten die zijn verstrekt aan de betreffende inschrijver/leverancier, maar die niet tot de oorspronkelijk opdracht kunnen worden gerekend. Er is geconstateerd dat er - door de gemeente Halderberge- in de periode vanaf 2019 tot en met 2023 voor een bedrag van € 708.000 aan opdrachten zijn verstrekt die niet in de oorspronkelijke aanbesteding zijn meegenomen en waarvoor geen afzonderlijke opdracht aan de leverancier is verstrekt (het gaat om de inzet van meedenkcoaches). Daarnaast is er in een van onze regiogemeenten voor een bedrag van € 332.000 aan opdrachten verstrekt die niet in de oorspronkelijke aanbesteding zijn meegenomen, maar waarvoor geen afzonderlijke opdracht aan de leverancier is verstrekt.
Relevant daarbij is op te merken dat er slechts één overeenkomst is afgesloten met de betreffende inschrijver/leverancier. De colleges van de negen gemeenten in onze regio hebben destijds het college van de gemeente Roosendaal gemandateerd (of beter gemachtigd) om een overeenkomst namens de regiogemeenten te sluiten met de betreffende winnende inschrijver.
Op basis van het leerstuk van de wezenlijke wijziging (hoofdstuk 2.5 van de Aanbestedingswet 2012) kan een opdracht gedurende looptijd rechtmatig gewijzigd worden indien de wijzigingen in totaal niet meer dan het Europese drempelbedrag voor diensten wordt overschreden én dat het totale bedrag aan wijzigingen niet meer dan 10% van de totale opdrachtwaarde bedraagt (artikel 2.163b, eerste lid onder a Aw). Er gelden aldus twee criteria waaraan gelijktijdig voldaan moet worden. Het totale bedrag aan wijzigingen gedurende de looptijd van het contract bedraagt opgeteld € 1.040.000. Er kan aldus geen beroep worden gedaan op de uitzondering van artikel 2.163b, eerste lid onder a van de Aanbestedingswet (bagatelbepaling), omdat het totale bedrag van de wijzigingen uitstijgt boven het EU-drempelbedrag voor diensten (€ 215.000) dan wel SAS-diensten (€ 750.000). Of er eventueel gebruik kan worden gemaakt van een andere uitzondering, zoals bijvoorbeeld noodzakelijke aanvullingen conform artikel 2:163d Aw, is evenwel nog niet onderzocht. Hoewel we als regio geen gebruik kunnen maken van de bagatelbepaling, bestaat er misschien een andere mogelijkheid om de geconstateerde wijzigingen toch in overeenstemming te brengen met de aanbestedingswetgeving. Deze mogelijkheden zijn echter, ondanks eerdere oproepen vanuit onze gemeente, regionaal - nog - niet onderzocht door een ter zake deskundige aanbestedingsjurist.
Dit is dan ook de reden waarom we de totale uitgaven over 2023 voor de inzet van jeugdprofessionals vooralsnog als onduidelijk aan te merken. Omdat een en ander ook mogelijk nog gevolgen heeft voor het jaar 2024, is het wenselijk om meer duidelijkheid te krijgen, zodat deze aanbesteding met meer zekerheid als fout of als rechtmatig kan worden aangemerkt.
Inmiddels hebben wij besloten om vanaf 2025 voor de inzet van meedenkcoaches een afzonderlijk contract af te sluiten met de huidige leverancier, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving. Daarbij dient te worden opgemerkt dat het huidige contract met de leverancier van jeugdprofessionals eind 2026 afloopt. Binnenkort zal er gestart worden met de voorbereidingen op de nieuwe (regionale) aanbesteding van jeugdprofessionals in onze regio. De leerpunten van de huidige aanbesteding, waarbij er slechts een overeenkomst is afgesloten namens de gehele regio wat tot gevolg kan hebben dat onrechtmatigheden bij een gemeente automatisch ook mee gaan tellen bij een andere deelnemende gemeente, zullen daarbij worden meegenomen.
De geconstateerde fouten op het gebied van inkoop en aanbestedingen (de opdrachten zijn niet of op een niet correcte wijze Europees aanbesteed) zijn grotendeels fouten die eerder zijn geconstateerd en nog doorlopen in 2023. Ze zijn dus niet nieuw. Het gaat daarbij om de diensten schoonmaak, inhuur van personeel en architect dorpshuis en de levering van hardware voor een totaalbedrag van € 95.458 in 2023. Voor de diensten schoonmaak en inhuur van personeel en de levering van hardware is de onrechtmatigheid in 2023 beëindigd; deze fouten komen dus niet meer terug in 2024.
Wij hebben geconstateerd dat er voor de aankoop van levensmiddelen in verband met de opvang van vluchtelingen (levering) er ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Het Europese drempelbedrag voor leveringen (€ 215.000) is in 2023 overschreden.
De geconstateerde onrechtmatigheden (fouten) die doorlopen uit voorgaande jaren lopen dit jaar dan wel uiterlijk volgend jaar af. Voor de aankoop van levensmiddelen in verband met de opvang van vluchtelingen zullen wij een nieuwe aanbesteding opstarten.
De geconstateerde fouten op het gebied van subsidieverstrekking, in totaal € 68.225, zijn grotendeels fouten die eerder zijn geconstateerd (reeds in 2022) bij een extra interne controle op het subsidieproces. Er is ook een bedrag van € 11.534 als onduidelijkheid aangemerkt. Daarbij gaat het om een subsidie die op basis van een subsidieregeling met een subsidieplafond, maar zonder een verdelingsprincipe, slechts aan één instelling toekomt en ook is verstrekt. Het leerstuk van schaarse rechten is op basis van jurisprudentie ook van toepassing op schaarse subsidies. Het hebben van een subsidieplafond houdt impliciet in dat er sprake is van schaarse subsidie en dat de subsidie niet zo maar aan één instelling kan toekomen als er mogelijk meerdere gegadigden in aanmerking zouden kunnen komen voor deze subsidie.
Wij zullen bij de toekomstige subsidieverlening rekening houden met de geconstateerde onrechtmatigheden. In 2023 (voor de subsidieverlening voor het jaar 2024) zijn er reeds stappen door ons genomen. Zo zijn er een aantal subsidieregelingen met een subsidieplafond komen te vervallen en daarvoor in de plaats zijn begrotingssubsidies zoals bedoeld in artikel 4:23, derde lid onder c Awb in onze begroting 2024 opgenomen.
Tot slot hebben wij geconstateerd dat er voor een totaalbedrag van € 2.496 afgeweken is van de legesverordening.
In overeenstemming met een stellige uitspraak in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV 2023 rapporteren wij in de paragraaf bedrijfsvoering over het al of niet goed naleven van de Gids Proportionaliteit. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Halderberge zijn - onder meer - drempelbedragen opgenomen waarboven opdrachten meervoudig onderhands of nationaal openbaar aanbesteed moeten worden. Voor leveringen en diensten bedraagt het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden op dit moment € 30.000. Voor werken bedraagt het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden momenteel € 50.000. Deze drempelbedragen zijn afgeleid uit de Gids Proportionaliteit, die ook als richtlijn is opgenomen in het door uw raad vastgestelde normenkader. Daarbij past wel de kanttekening dat het toegestaan is om af te wijken van deze drempelbedragen, mits dat goed gemotiveerd en gedocumenteerd wordt en het aantal afwijkingen binnen de perken blijft. Het moet een uitzondering zijn om af te wijken van het eigen beleid. Dat uitgangspunt geldt ook vanuit het bestuursrecht overigens.
We hebben in ons huidige beleid gekozen voor veilige ondergrenzen zoals deze in de Gids Proportionaliteit zijn af te leiden.
Wij hebben geconstateerd dat er veelvuldig wordt afgeweken van het inkoop- aanbestedingsbeleid gemeente Halderberge zonder voorafgaande instemming van het college. Om te mogen afwijken van ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid is echter voorafgaande instemming van ons college wel vereist. Het is op dit moment voor ons niet duidelijk of er in die gevallen altijd goed gemotiveerd is afgeweken van het door het college vastgestelde beleid.
Wij gaan dit jaar onderzoeken of het door ons vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid nog actueel is. Er wordt in het bijzonder gekeken naar de drempelbedragen voor meervoudig onderhands aanbesteden die uit de Gids Proportionaliteit zijn afgeleid. Daarbij zal er ook gekeken worden naar de drempelbedragen voor meervoudig onderhands aanbesteden die andere gemeenten in hun beleid hebben opgenomen.