E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Cookies: www.halderberge.nl/cookies
Op basis van de Financiële verordening gemeente Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college, voor zover mogelijk, maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening gemeente Halderberge maken, de notities van de commissie BBV ( in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid 2023), de Beleidsnota rechtmatigheid, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn momenteel nog overwegend gegevensgericht en achteraf.
In 2023 is er een start gemaakt om de controles en beheersmaatregelen - aantoonbaar - in de processen vast te leggen en daar waar nodig te verbeteren en/of aan te vullen. Hierdoor zullen we in de toekomst meer op de controles en de getroffen beheersmaatregelen in de processen kunnen steunen, aan de hand van procesgerichte c.q. systeemgerichte controles, waardoor er minder gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controle achteraf noodzakelijk zal zijn. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant, in belangrijke mate, gebruik maken van de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Er wordt jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, een normenkader vastgesteld. Het normenkader is een overzicht van eigen en externe wet- en regelgeving dat jaarlijks geactualiseerd wordt, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is. Vanaf het rekeningjaar 2023 leggen wij een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De accountant geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de baten, lasten en balansposten in de jaarrekening én of de rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Het normenkader wordt vanaf het rekeningjaar 2023 door de raad vastgesteld.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang, materialiteit en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de bedrijfsprocessen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, grondzaken, leges, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg).
Het intern controleplan, dat door ons wordt vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de bedrijfsprocessen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Doorgaans worden wij in september op de hoogte gesteld (eerste voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (tweede voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden tevens aan onze accountant verstrekt. In de voortgangsrapportages worden naast de controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover ze betrekking hebben op het interne beheersingsysteem, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (interimcontrole en jaarrekeningcontrole).
Vanaf het rekeningjaar 2023 nemen wij in onze jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording op. Het primaire doel van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Wij moeten zelf tot een oordeel komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Tot het rekeningjaar 2022 gaf onze accountant hierover een accountantsverklaring af. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) te verbeteren. Naar aanleiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het rekeningjaar 2023 zijn diverse verordeningen geactualiseerd. U heeft u op 14 maart 2024 de herziene Beleidsnota rechtmatigheid vastgesteld, waarin u onder meer de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onduidelijkheden heeft vastgelegd. Deze grens geeft de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden weer en wordt uitgedrukt in een percentage van de totale (werkelijke) lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De hoogte van deze grens is door uw raad – via de beleidsnota - vastgesteld op 1,5% (maximaal toegestaan 3%). Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.
Verder zijn in de beleidsnota rechtmatigheid ook nadere afspraken gemaakt welke soorten begrotingsonrechtmatigheden u aanvaardbaar vindt. Formeel gezien zijn echter alle overschrijdingen van de lasten (op programmaniveau) en investeringskredieten onrechtmatig en tellen mee als rechtmatigheidsfout. Door u aanvaardbare onrechtmatigheden worden niet meer afzonderlijk vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering (en vice versa).
In de Jaarrekening 2023 hebben wij voor het eerst, via de rechtmatigheidsverantwoording, zelf een oordeel gegeven over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties. Over 2023 is de totale omvang van de door ons geconstateerde fouten de door u vastgestelde (goedkeurings)tolerantiegrens overschreden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de jaarrekening 2023, in het bijzonder naar de rechtmatigheidsverantwoording op bladzijde 217 en de paragraaf 2.5.11 waarin een uitgebreide toelichting is opgenomen over de door ons geconstateerde fouten en onduidelijkheden. In laatstgenoemde paragraaf worden per categorie aan fouten en/of onduidelijkheden ook maatregelen genoemd ter voorkoming c.q. beperking van deze fouten en/of onduidelijkheden in de toekomst, zo mogelijk al vanaf 2024. Onze accountant heeft een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven over de jaarstukken 2023. Dit betekent dat de accountant van oordeel is dat de jaarstukken, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geven.
Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft een extern bureau ons geadviseerd. Naar aanleiding van de sessies met het MT, het college en de auditcommissie concludeerde het adviesbureau dat de gemeente Halderberge op termijn (binnen vier jaar) de ambitie heeft in control te zijn voor wat betreft de financiële beheersing: de 'financiën aantoonbaar in control'. Het adviesbureau heeft ons daarnaast geadviseerd om de verbijzonderde interne controle zo onafhankelijk mogelijk te positioneren in de organisatie. Om het ambitieniveau te kunnen realiseren adviseerde het adviesbureau ons verder om aanvullende capaciteit op het gebied van interne controle (kwantiteit en kwaliteit) in te zetten. Wij hebben in 2021 besloten om in te stemmen met het door adviesbureau geformuleerde ambitieniveau en met de adviezen om de verbijzonderde interne controle als afzonderlijk organisatieonderdeel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris te positioneren en een extra IC-adviseur te werven.
We hebben een adviseur IC geworven die aan de slag is gegaan met het routeplan en enkele verbijzonderde interne controles waarvoor voorheen een extern bureau werd ingehuurd. Helaas heeft hij onze organisatie in 2023 verlaten. Ondanks herhaalde pogingen de vacature in te vullen, is dat ons tot op heden niet gelukt. Dit heeft onder meer tot gevolg gehad dat wij een extern bureau hebben moeten inhuren voor de verbijzonderde interne controle van het sociaal domein. Om de voortgang van het routeplan niet te veel vertraging te laten oplopen, zijn er in 2024 door een extern bureau drie risicovolle processen kritisch tegen het licht gehouden. Het doel is enerzijds de procesbeschrijvingen te actualiseren en anderzijds om, in overeenstemming met onze ambitie, zoveel mogelijk interne controles (beheersmaatregelen) in de processen (zelf) zichtbaar vast te leggen. De kosten voor de inzet van deze twee externe bureaus zijn gedekt uit het vacaturegelden van de (vacante) functie IC-adviseur. Wij blijven ons inspannen om onze ambitie te realiseren.