E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Het functioneren van de overheid wordt in toenemende mate bepaald door digitalisering. Ook het werk bij burgerzaken verandert. Er komen minder mensen aan de balie en de mensen die wel komen, hebben vaak complexe vragen die brede kennis en kunde vergen van de medewerkers. Het vraagt ook om inzicht in de problematiek van de klant: zaken die logisch bij elkaar horen in samenhang afhandelen. Door samen te werken als één overheid kan dienstverlening écht vanuit vragen van inwoners en ondernemers ingericht worden.
Het vaststellen van de juiste identiteit wordt hiermee steeds meer noodzaak om o.a. identiteitsfraude en adresfraude te voorkomen. Het betreft een van de kernopgaven van Burgerzaken om het vaststellen van de identiteit op een juiste manier te doen. Dit lijkt een repeterende activiteit, maar is een uiterst belangrijke schakel in de dienstverleningsprocessen. Het belang hiervan neemt met de digitalisering alleen maar toe. Dit wordt nog belangrijker wanneer de opvolger van DigiD wordt geïmplementeerd, een nieuwe digitale identiteit waar nog meer zaken online mee geregeld kunnen worden. Het voorkomen en opsporen van identiteitsfraude is dan ook een belangrijk thema voor de komende jaren.
De doorontwikkeling van Burgerzaken is nodig om onze inwoners de dienstverlening te blijven bieden die zij nodig hebben.
Diverse processen zijn (deels) geautomatiseerd. Dat hebben we deels gedaan door steeds meer E-diensten aan te bieden op onze website waardoor het mogelijk is om via elk type device, producten en diensten te regelen, 24/7 op een intuïtieve manier, tijds- en plaats onafhankelijk. Ook hebben we een nieuw afspraken systeem geïmplementeerd wat beter past bij de wensen en behoefte voor het maken van gerichte afspraken. Het is nu bijvoorbeeld mogelijk om gericht voor meerdere producten tegelijk een afspraak in te plannen. Aan verdere digitalisering en uitbreiding van deze e-diensten wordt gewerkt.
Van het Rijk worden ook verdere digitaliseringen verwacht, zoals de overgang naar een digitale identiteit en centralisering van de basisregistratie personen. Een concreet voorbeeld hiervan is de nieuwe identiteitskaart (ID-kaart) die op 2 augustus 2021 is gelanceerd. Deze zal door de opslag van vingerafdrukken enkele euro's duurder worden dan de huidige id-kaart. De opslag van de biometrische gegevens en bijbehorende privacy is gewaarborgd.
Een Europese verordening is de reden dat er een nieuwe identiteitskaart verschijnt. Deze verordening stelt dat alle identiteitskaarten in de EU twee vingerafdrukken van de houder moeten bevatten. De vingerafdrukken staan alleen op de chip van de identiteitskaart. Zodra een id-kaart is uitgegeven worden de vingerafdrukken verwijderd uit de aanvraagsystemen. De verhoging van de kosten zal meegenomen worden in de legesverordening 2022. Deze nieuwe identiteitskaart zal ook resulteren in het feit dat de transactietijd aan de balie meer tijd met zich mee zal brengen en dat dit op de achtergrond ICT technisch ook het nodige van onze systemen zal vragen.
Bij de afdeling burgerzaken was de eerste dip in de dienstverlening in het voorjaar 2019 al te merken. In maart 2014 ging de geldigheidstermijn van reisdocumenten voor meerderjarige van vijf naar tien jaar, met minder werk voor gemeenten als gevolg in de front-office. Tegelijk zien gemeenten het werk veranderen. Vanaf 2019 is er sprake van een daling in het aantal aanvragen van paspoorten en identiteitskaarten. In de periode 2019 tot en met 2023 wordt ruim 75% minder aanvragen verwacht, afhankelijk van onder andere de demografische omstandigheden. Vanaf 2024 herstelt het aantal vragen zich weer tot 2029, waarna de aanvraagdip zich vervolgens herhaalt. Dit patroon van piek- en daljaren wordt veroorzaakt doordat in 2014 de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten voor personen van 18 jaar en ouder is verlengd van vijf naar tien jaar. Hierdoor worden gedurende vijf jaar bijna alle “18+ documenten” in omloop vervangen. Gevolgd door vijf jaar waarin vrijwel alleen “-18 documenten” worden uitgegeven of documenten voor bij eerste aanvragen en vermissingen. Naar verwachting gaat er ruim 50 jaar overheen voor de cyclus van piek- en dipjaren is uitgevlakt.
De snelbalie is vanaf 2021 een groot succes. Het voordeel van onze snelbalie is dat burgers zonder afspraak in het gemeentehuis terecht kunnen voor diverse burgerzakenproducten. Ook is het voordeel dat de snelbalie open is tijdens de openingstijden van het gemeentehuis.
Samenwerken binnen de gemeente en met andere instanties is hierbij van belang. Er moet meer worden samengewerkt tussen burgerzaken en het sociale domein (maatschappelijke ondersteuning) en handhaving (fraudebestrijding). Lastig daarbij is dat er een spanning is tussen dienstverlenend zijn en alert op fraude zijn. Samenwerken met andere gemeenten Vooral op het terrein van complexe vragen, zoals naturalisaties, wordt veel samengewerkt. Ook voor ICT wordt gedacht aan samenwerken.
Burgers zullen meer regie nemen over wie hun gegevens mogen inzien. Dat burgers zelf hun eigen gegevens bij gaan houden is mogelijk een optie maar dat is naar verwachting wel op de wat langere termijn.
Medewerkers van burgerzaken hebben veel kennis nodig, bijvoorbeeld meer juridische kennis en kennis van digitale systemen. Daarnaast zijn veel vaardigheden nodig; richting burgers aan de balie en richting collega's. Opleiden, omscholen en nieuwe medewerkers aantrekken én houden zijn belangrijke uitdagingen
Zowel mbo als hbo medewerkers zijn van belang. Dat verschilt waar het accent op ligt: op de juridische kennis of meer op de sociale vaardigheden, herkennen signalen fraude en beoordelen documenten.
De e-mails gericht aan de medewerkers moeten te vinden zijn bij de onderwerpen waar ze betrekking op hebben. De verantwoordelijkheid hiervoor is echter veelal ad hoc geregeld en versnipperd in de organisatie onder gebracht. Het managen en structureren van de e-mailstroom is bepalend voor de mate waarin de organisatie verantwoording kan afleggen over haar beslisprocessen en het generiek opslaan van álle e-mail in een afgescheiden omgeving zal in de toekomst niet voldoende zijn. Dit dient goed ingeregeld te worden zowel vanuit juridisch als vanuit het bedrijfsvoering perspectief. Dit project maakt onderdeel uit van het Informatiebeleidsplan 2021-2024 binnen pijler 1: data op orde.
Het vraagstuk waar we ons op richten is onderzoeken of en hoe het “Huis van Halderberge” aansluit op toekomstige wensen gemeente en haar inwoners en op de toekomstvisie van de gemeente. Wie willen wij zijn, wat willen wij uitstralen en dat meenemen in de uitvoering.
Ondanks dat we wat vertraging hebben opgelopen door Covid-19 is er is hard gewerkt door de werkgroep. We hebben aansluiting gezocht bij de werkgroep bestuurlijke vernieuwing voor het onderdeel de raadzaal om met een bredere vertegenwoordiging van de raad concreet in gesprek te zijn over de wensen en behoefte richting toekomst. Inmiddels is alle input verwerkt.
Dat resulteert erin dat we zover zijn dat een drietal gerichte scenario’s voorliggen waaruit een keuze gemaakt kan worden. Een vervolg is op basis van de gemaakte keuzes een gedegen aanbestedingstraject op te starten om richting uitvoering te kunnen gaan.