E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Op basis van de Financiële verordening Halderberge zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening Halderberge maken ook het controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge (hierna: controleprotocol), de notities van de commissie BBV over de rechtmatigheidsverantwoording (thans deels nog in concept), het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. Tot op heden kan onze accountant in belangrijke mate steunen op de (verbijzonderde) interne controles die in onze organisatie worden verricht. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn overwegend gegevensgericht en achteraf. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken.
Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant in belangrijke mate steunen op de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de vigerende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Wij stellen jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, het normenkader vast. Het normenkader is een lijst van wet- en regelgeving, zowel eigen of interne wetgeving als hogere of externe wetgeving, waaruit financiële gevolgen kunnen voortvloeien. Het normenkader moet jaarlijks geactualiseerd worden, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is.
U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de belastingverordeningen die jaarlijks wijzigen als gevolg van tariefswijzigingen. Het normenkader vormt voor de accountant het kader waarbinnen hij zijn controle dient uit te voeren. Het begrip financiële rechtmatigheid omvat op dit moment (2021) nog alle getrouwheidscriteria en de criteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Met ingang van het rekeningjaar 2022, wanneer naar verwachting de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd, zal het begrip financiële rechtmatigheid ‘verengd’ wordt tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang - materialiteit - en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de processen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, leges, investeringen, grondzaken, subsidies en het sociaal domein (Wmo en jeudzorg).
Het intern controleplan, dat door het college wordt vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het internecontroleplan vindt er - vooraf - afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de processen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderd) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Doorgaans worden wij in september op de hoogte gesteld (middels een voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (middels een voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant.
In de voortgangsrapportages worden naast de uitkomsten c.q. controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (tussentijdse accountantscontrole en bevindingen bij de jaarstukken).
Naar verwachting moeten wij vanaf het rekeningjaar 2022 als college in onze jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Deze rechtmatigheidsverantwoording gaat overigens ook gelden voor provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het primaire doel van de rechtsmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Het grote verschil met nu is dat wij straks zelf tot een oordeel moeten komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Op dit moment moet onze accountant hierover een accountantsverklaring afgeven. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) verbeteren.
De rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op de "echte" rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruiken oneigenlijk gebruikcriterium. Uw raad zal uiterlijk in de eerste helft van 2022 een tolerantiegrens voor rechtmatigheidsfouten moeten vaststellen. De tolerantiegrens is de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten. De tolerantiegrens wordt uitgedrukt in een percentage van de totale begrote lasten inclusief de mutaties van reserves. De tolerantiegrens wordt naar verwachting wettelijk beperkt tot maximaal 3%. Op dit moment stellen wij elk jaar het normenkader vast en sturen wij dat normenkader ter informatie aan de auditcommissie en uw raad.
Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, die aanvankelijk vanaf het rekeningjaar 2021 zou gaan gelden maar in de loop van 2021, vooralsnog, één jaar is uitgesteld, heeft een extern bureau (Adlasz) ons hierover geadviseerd. Naar aanleiding van de sessies met het MT, het college en de auditcommissie concludeert Adlasz dat de gemeente Halderberge op termijn (binnen vier jaar) de ambitie heeft in control te zijn voor wat betreft de financiële beheersing. Op korte termijn moet er voldaan worden aan de minimale eisen die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording van onze gemeente verlangt. Voor de middellange termijn zou dat 'financiën aantoonbaar in control' zijn. Adlasz heeft ons daarnaast geadviseerd om de verbijzonderde interne control, bijvoorbeeld als een afzonderlijk organisatieonderdeel Control, zo onafhankelijk mogelijk te positioneren in de organisatie. Om het ambitieniveau te kunnen realiseren adviseerde Adlasz ons verder om aanvullende capaciteit op het gebied van interne controle (kwantiteit en kwaliteit) in te zetten. Wij hebben op 23 februari 2021 besloten om in te stemmen met het door Adlasz geformuleerde ambitieniveau en met de adviezen de verbijzonderde interne controle als afzonderlijk organisatieonderdeel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris te positioneren en een extra IC-adviseur te werven. Vanaf 1 juli 2021 valt de verbijzonderde interne controle als organisatieonderdeel Control, versterkt met een geworven IC-adviseur, rechtstreeks onder de gemeentesecretaris.
Het jaar 2022 zal in het teken staan van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in de organisatie. Het uiteindelijke doel is dat de teams in de organisatie de grootste (rechtmatigheids)risico’s binnen hun processen in beeld hebben.
Ter ondervanging van deze risico’s moeten door de teams de benodigde beheersmaatregelen in de processen worden opgenomen en aantoonbare operationele controles worden verricht. De verbijzonderde interne controle zal zich vooral richten op het toetsen van het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen in de processen en het toetsen van een juiste en volledige vastlegging van de operationele controles (systeemgerichte controle). Control zal de proceseigenaren bij de inrichting van de beheersmaatregelen in de processen en de uitvoering en vastlegging van de operationele controles zoveel mogelijk adviseren/ondersteunen. Hierdoor zal het tijdig bijsturen van processen bij afwijkingen bevorderd worden en de noodzaak tot een gegevensgerichte controle achteraf tot een minimum worden beperkt. Beoogd wordt een optimaal (doelmatig) risico-gericht intern beheersingssysteem.