2.5.5 Archief- en informatiebeheer

In 2019 zijn de belangrijkste verbeteracties op basis van de aanbevelingen uit de archiefrapportage 2018 opgepakt. Deze archiefrapportage, officieel Kritische Prestatie Indicatoren ofwel KPI-rapportage, is opgesteld door de archivaris en vastgesteld door het college op 3 juli 2018 en naar de raad verzonden op 11 juli 2018. De rapportage wordt eens per 2 jaar opgesteld.

In 2019 is het digitaal en zaakgericht werken volledig uitgerold binnen de organisatie. Het oude programma Verseon is gesloten. De informatie is nog wel toegankelijk, maar kan niet meer worden aangepast. Alle papieren bescheiden die worden opgenomen in het Zaaksysteem worden vernietigd, de digitale bescheiden zijn leidend.

In 2019 is gestart met het project digitaliseren bouwdossiers uit de periode 1900-2017. Alle bouwvergunningen die nodig waren voor de herwaardering WOZ in opdracht van de BWB zijn daarbij als eerste gedigitaliseerd. Dit betreft ongeveer 25% van het totaal. De rest zal in de loop van 2020 worden gedigitaliseerd.

De papieren- en audioverslagen van de commissie- en raadsvergaderingen uit de periode 1997-2006 zijn gedigitaliseerd. Deze audiotulen zullen in het eerste kwartaal van 2020 in het e-depot van het West-Brabants Archief (WBA) worden opgenomen.

Er is een begin gemaakt met het compleet maken van de archiefblokken 1997-2009 en 2010-2019. Als deze compleet en geschoond zijn kunnen ze worden overdragen aan het WBA. Het is nog onbekend wanneer dit plaats gaat vinden.

De provincie heeft op 9 juli 2019 per brief laten weten dat de gemeente Halderberge voldoet aan het systematisch toezicht op Archief- en Informatiebeheer.