E-mail: gemeente@halderberge.nl - Telefoon 14 0165
Bezoekadres: Parklaan 15, 4731 GJ Oudenbosch
Postadres: Postbus 5, 4730 AA Oudenbosch
Website: www.halderberge.nl
Op basis van artikel 22 van de Financiële verordening Halderberge 2017 zorgt het college ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet) en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties (zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet) voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Naast de Financiële verordening Halderberge 2017 maken ook het controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge (hierna: controleprotocol), de Kadernota rechtmatigheid (2019) van de commissie BBV, het normenkader (zie hierna) en meer in algemene zin ook het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening gemeente Halderberge deel uit van het wettelijk kader. Het controleprotocol van de gemeente Halderberge is overigens in belangrijke mate gebaseerd op de Kadernota rechtmatigheid.
Het gehele systeem van interne controle(s) en controle- of beheersmaatregelen wordt ook wel het intern beheersingssysteem genoemd. Het intern beheersingssysteem van een organisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en/of het ambitieniveau, zijn onderverdeeld in meerdere lagen (verdedigingslinies). De accountantscontrole vormt het sluitstuk van het intern beheersingssysteem. Tot op heden kan onze accountant in belangrijke mate steunen op de (verbijzonderde) interne controles die in onze organisatie worden verricht. De (verbijzonderde) interne controles in onze organisatie zijn overwegend gegevensgericht en achteraf. In overleg met onze accountant worden er voor de belangrijkste risicovolle processen steekproeven getrokken. Onze accountant bepaalt de omvang en de samenstelling van deze steekproeven. Als gevolg van deze werkwijze kan onze accountant in belangrijke mate steunen op de verrichte (verbijzonderde) interne controles.
Het intern beheersingssysteem is voornamelijk ingericht om aan te tonen dat de financiële informatie getrouw is en in overeenstemming is met de vigerende wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Wij stellen jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarstukken, het normenkader vast. Het normenkader is een lijst van wet- en regelgeving, zowel eigen of interne wetgeving als hogere of externe wetgeving, waaruit financiële gevolgen kunnen voortvloeien. Het normenkader moet jaarlijks geactualiseerd worden, omdat wetgeving aan verandering onderhevig is. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de belastingverordeningen die jaarlijks wijzigen als gevolg van tariefswijzigingen. Het normenkader vormt voor de accountant het kader waarbinnen hij zijn controle dient uit te voeren. Het begrip financiële rechtmatigheid omvat op dit moment (2019) nog alle getrouwheidscriteria en de criteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich voornamelijk op de (meest) risicovolle processen (qua financiële omvang/materialiteit en/of politieke gevoeligheid). Hierbij kunt u denken aan de processen: inkoop en aanbesteding, salarissen personeel en bezoldiging bestuurders, treasury/betalingsorganisatie, financiële administratie, leges, investeringen, grondzaken, subsidies en het sociaal domein. De verbijzonderde interne controles op het gebied van het sociaal domein (jeugdzorg, Wmo en hulp bij financiële zorgen) worden verricht door een extern bureau.
Het intern controleplan, dat door het college is vastgesteld, vormt de basis voor de (verbijzonderde) interne controles. Bij het opstellen van het interne controleplan vindt er afstemming plaats met onze accountant. In het interne controleplan staan de processen vermeld die middels periodieke (verbijzonderde) interne controles worden getoetst. Over de voortgang van de (verbijzonderde) interne controles worden wij tweemaal per jaar geïnformeerd. Doorgaans worden wij in september op de hoogte gesteld (middels een voortgangsrapportage) over de uitkomsten van de verrichte (verbijzonderde) interne controles over de eerste helft van het jaar. Vervolgens worden wij in het eerste kwartaal van het volgende jaar (middels een voortgangsrapportage) geïnformeerd over de uitkomsten over het gehele jaar. De voortgangsrapportages worden ook verstrekt aan onze accountant.
In de voortgangsrapportages worden naast de uitkomsten c.q. controlebevindingen ook verbeteracties (beheersmaatregelen) voorgesteld. Daarnaast wordt er in de voortgangsrapportage, voor zover van toepassing, ook gerapporteerd over de aanbevelingen uit de accountantscontroles (tussentijdse accountantscontrole en bevindingen bij de Jaarstukken).
Onze accountant heeft in zijn management-/boardletter 2019, die ook besproken is in de auditcommissie, gewezen op een aantal risico's in het proces betalingsorganisatie. Deze bevindingen van de accountant zijn voor ons aanleiding geweest om beheersmaatregelen te treffen. Een belangrijk deel van de management-/boardletter 2019 is gewijd aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording zal naar verwachting vanaf het rekeningjaar 2021 gaan gelden (zie hierna). Onze accountant adviseert ons het ambitieniveau voor ons intern beheersingssysteem voor de komende jaren te bepalen. Daarbij heeft onze accountant aangegeven dat het hoogste ambitieniveau, voldoen aan COS 610, voor onze gemeente naar zijn oordeel niet realistisch en doelmatig is. De accountant adviseert ons, indien mogelijk en gewenst, om het intern beheersingssysteem zodanig in te richten dat de accountant kan steunen op de verbijzonderde interne controle.
Vanaf het rekeningjaar 2021 moeten wij als college in onze Jaarstukken zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Deze rechtmatigheidsverantwoording gaat overigens ook gelden voor provincies en gemeenschappen regelingen. Het primaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is de discussie tussen uw raad en wij als college over (financiële) rechtmatigheid te stimuleren. Het grote verschil met nu is dat wij straks zelf tot een oordeel moeten komen over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). Op dit moment moet onze accountant hierover een accountantsverklaring afgeven. Het secundaire doel van de rechtmatigheidsverantwoording is te stimuleren dat gemeenten hun intern beheersingssysteem (daar waar nodig) te verbeteren.
De rechtmatigheidsverantwoording heeft alleen betrekking op de "echte" rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Uw raad zal uiterlijk aan het begin van volgend jaar een tolerantiegrens voor rechtmatigheidsfouten moeten vaststellen. De tolerantiegrens is de maximale omvang van het totaal aan rechtmatigheidsfouten. De tolerantiegrens wordt uitgedrukt in een percentage van de totale begrote lasten inclusief de mutaties van reserves. De tolerantiegrens wordt naar verwachting wettelijk beperkt tot maximaal 3%.
Op dit moment stellen wij elk jaar het normenkader vast en sturen wij dat normenkader ter informatie aan de auditcommissie en uw raad. Naar verwachting zal het normenkader vanaf het rekeningjaar 2021 moeten worden vastgesteld door uw raad.
De rechtmatigheidsverantwoording zal ook organisatorische gevolgen hebben. In de eerste plaats zal het ambitieniveau voor het intern beheersingssysteem voor de komende jaren moeten worden bepaald en aan de hand van dat ambitieniveau zal moeten worden bekeken of dit leidt tot een andere organisatie van het intern beheersingssysteem en/of dat leidt tot extra formatie. Omdat wij reeds rekening hebben gehouden met extra capaciteit voor de rechtmatigheidsverantwoording, gaan we er vooralsnog vanuit dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording niet tot extra financiële lasten zal leiden.
In het najaar van 2019 is gestart met een nieuwe aanbesteding van de accountantscontrole. Net als de vorige aanbesteding is er gekozen voor een gezamenlijke aanbesteding van de accountantscontrole. Naast de gemeente Halderberge nemen de gemeenten Rucphen, Geertruidenberg, Tholen, Gilze en Rijen, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en de gemeenschappelijke regeling ABG-gemeenten deel aan de gezamenlijke aanbesteding. Het inkoopbureau West-Brabant begeleidt namens de deelnemende gemeenten de aanbesteding.
Het programma van eisen heeft u in uw raadsvergadering van 12 december 2019 vastgesteld. Inmiddels is er in gezamenlijkheid besloten om de regionaal aanbesteding in percelen te gaan doen (de gemeenten Halderberge en Rucphen vormen samen één perceel). De auditcommissie is namens uw raad belast met de aanbesteding van de accountant en wordt daarbij ondersteund door de griffie en de ambtelijke organisatie.